Ci sono piccoli dettagli che possono far capire molto dello stile di lavoro di una persona. Uno di questi è l’agenda, oggetto apparentemente banale, per molti desueto, ma che in realtà può fornire diverse informazioni.
 
Per agenda intendo un taccuino con pagine datate in cui si segnano gli impegni giornalieri (definizione Treccani), anche se oggi ci sono sul mercato diverse proposte che vanno ben oltre questa classica definizione: da agende che mirano a “sollevare e divertire” inframmezzando le pagine con aneddoti e frasi divertenti, ad agende che hanno lo scopo di dare consigli utili di vario genere, dal pratico allo spirituale, ad agende che mirano ad essere un vero e proprio strumento di programmazione di tutte le proprie attività lavorative e non.
 
Potrei dire che il mondo delle persone che studiano, lavorano, o cercano un lavoro, si può suddividere in grandi macro categorie, ognuna delle quali rivela qualcosa di sé proprio rispetto al rapporto che ha con l’agenda:
 
  • innanzitutto esiste una prima macro segmentazione tra chi possiede un’agenda e chi ne fa volentieri a meno, ritenendola uno strumento inutile o perché crede di poter ricordare tutti i propri impegni a memoria o perché crede di non avere impegni da dover segnare;
  • poi c’è una seconda macro segmentazione tra chi utilizza un’agenda cartacea e chi si affida ad un’agenda digitale: i primi ritengono che se non segnano di proprio pugno gli appuntamenti non riescono a tenere sotto controllo la situazione, i secondi si affidano alla tecnologia ed amano o consentono la condivisione della propria agenda con altri ritenendo questa soluzione più pratica per facilitare la gestione degli impegni;
  • poi c’è una terza macro segmentazione tra chi usa l’agenda, sia essa cartacea o digitale, solo per segnare gli impegni giornalieri, al fine di evitare sovrapposizioni, e chi, invece, ne amplifica l’utilizzo rendendolo un vero e proprio strumento di programmazione e controllo: fissandosi obiettivi, liste di attività da fare, date importanti da ricordare, risultati raggiunti, etc.;
  • infine esiste una quarta macro segmentazione tra chi usa l’agenda solo per questioni legate al proprio lavoro e chi, invece, la usa come traccia per tutte le questioni di vita anche personale, facendola diventare una sorta di “diario di bordo” del proprio anno.
 
Personalmente confesso di appartenere all’ultima categoria, di prediligere l’agenda cartacea, di farne sempre un piccolo contenitore di tutto quello che mi sembra utile per il mio lavoro e la mia vita (da una foto portafortuna, ai biglietti da visita, a bollette da pagare…), di trovare un certo interesse e divertimento per quelle agende che mi stimolano a scrivere gli obiettivi, i progetti, i viaggi che vorrei fare nell’anno e così via. Non arrivo fino ad accettare quelle agende che mi chiederebbero di segnare anche cosa ho mangiato, quanto esercizio fisico ho fatto o quanta acqua ho bevuto, ma credo che per alcune persone anche questo tipo di “obbligo” potrebbe avere una sua utilità.
 
Nel complesso credo che tutti potrebbero e dovrebbero avere un’agenda, anche le persone che non lavorano o che hanno poco lavoro, e scoprire come usare un'agenda di lavoro potrebbe essere utile per tutti. 
Avere un’agenda è un modo, infatti, per essere più consapevoli di come investiamo il nostro tempo
e tenere ben aggiornata un’agenda ci permette di capire a cosa dedichiamo le nostre energie, che risultati otteniamo, come gestiamo il nostro tempo.
Una delle risorse più preziose che abbiamo a disposizione è il nostro tempo, ma è anche una delle risorse che più facilmente dissipiamo
o di cui non abbiamo consapevolezza su come lo spendiamo durante la giornata.
 
Inoltre, quanto più tempo abbiamo a disposizione, tanto più corriamo il rischio di disperderlo in attività che poi dimentichiamo e di cui non siamo in grado di capire il valore.
 
Utilizzare l’agenda come una traccia di quello che accade nella nostra vita lavorativa: degli incontri pianificati e di quelli saltati; delle attività programmate a livello di tempistiche da dedicare e dei tempi effettivamente impiegati; degli obiettivi che vogliamo raggiungere e di quelli realmente raggiunti; delle scadenze rispettate e di quelle slittate può essere anche uno strumento molto utile per fare un bilancio, a fine anno, di quello che si è fatto e non si è fatto, per capire dove si sono investite le proprie energie e per definire, magari, degli obiettivi diversi, più soddisfacenti, per l’anno successivo.
 
Avere un’agenda, e farne un buon uso, può essere un ottimo alleato in un mondo del lavoro in cui siamo sempre più costretti a fare tante attività da soli ed a governare sempre meglio il nostro tempo iper connesso.
Inoltre ci aiuta a stare nel tempo presente, quello della giornata, della settimana ed a fissarci obiettivi più realistici, sostenibili, senza fare troppe fughe in avanti, ma allo stesso tempo mettendoci nelle condizioni base per un minimo di programmazione che è davvero necessaria per la vita lavorativa.
 
L’agenda è un modo per lasciare una traccia di quello che ci è accaduto, non va presa come un programma imperativo, ma come una bussola che ci può aiutare, con la sua presenza, a stare al comando della nostra vita lavorativa.
 
Scriveteci all’indirizzo info@workingroom.it per farci sapere il vostro rapporto con l’agenda! Avete già comprato quella del 2021?