C’è chi ama scrivere e c’è chi odia scrivere, ma nel lavoro spesso è necessario farlo e per molti ruoli la competenza comunicativa è importante e passa anche dalla capacità di saper scrivere bene.
 
In realtà negli ultimi anni, anche grazie alla tecnologia, molte più persone scrivono tanto ed ogni giorno: mail, post sui social, sms. Ma in questo modo ci stiamo tutti abituando ad una scrittura breve (che può essere una dote, ma non sempre), frettolosa, a volte piena di errori grammaticali o di sviste (spesso con la complicità del mitico T9), con punteggiatura assente, abbreviazioni, parole sempre uguali e ripetute molte volte.
 
Il rischio che si corre, e penso soprattutto ai più giovani, è di non essere più in grado di scrivere correttamente un testo più articolato che, invece, potrebbe essere necessario in alcune occasioni di lavoro, o anche nella ricerca stessa del lavoro.
Ma come imparare a scrivere bene una presentazione personale o un curriculum vitae efficace, la presentazione della propria azienda, un documento che parla di un progetto o che segnala un problema, una newsletter, fino ad arrivare ad un business plan?  Ci sono alcune piccole regole utili. 
 
Ne indico alcune, molto semplici, anche sulla base della mia esperienza personale:

Crea l'ambiente

  • Scegli o crea un ambiente adatto per scrivere, che favorisca la tua concentrazione evitando distrazioni di vario genere (mail in arrivo, telefonate, persone, etc.) e prova a fissare un tempo in cui difenderai questo tuo spazio dalle distrazioni.
  • Scegli il mezzo di scrittura più giusto per te. C’è chi preferisce iniziare a scrivere su carta per poi passare al PC, chi scrive più facilmente utilizzando una tastiera, chi ama i fogli bianchi, chi quelli a righe, quaderni o tablet. Scegli quello che va meglio per te.

Costruisci la struttura

  • Dedica la tua attenzione iniziale a chiarire le finalità del documento che stai per scrivere e pensa ai destinatari che lo dovranno leggere. A cosa dovrà servirgli la lettura di quello che stai scrivendo? Cosa vorresti che producesse il documento? Deve chiarire qualcosa, deve sintetizzare qualcosa, deve valorizzare qualcosa? Che utilizzo ne dovranno fare le persone che lo leggono?
  • Chiarisci il tuo pensiero. La scrittura è una vera e propria cartina di tornasole di quanto sia chiaro il pensiero di chi scrive. Se il documento non ha una sua fluidità, se le parole e le frasi non scorrono e non è facile la lettura, è molto probabile che il pensiero che ci sta dietro non sia chiaro. In questo senso è molto importante dedicare un buon tempo a chiarire bene tutto quello che si vuole dire. Prova ad elencare quello che pensi sia necessario ed utile scrivere, anche in forma disordinata. Elenca tutto quello che ti viene in mente. Se ti viene difficile, prova a pensare a cosa diresti se dovessi parlare invece di scrivere.
  • Inizia ad immaginare la struttura del discorso. Partendo dall’elenco di tutto quello che pensi sia importante scrivere prova a lavorarci sopra cercando di mettere un ordine, di definire una sequenza progressiva tra i vari pensieri. Cosa viene prima e cosa viene dopo. Cosa è più importante e cosa è secondario. Cosa è originale e cosa è una ripetizione. In questo modo ti troverai, passo dopo passo, a costruire la struttura del discorso.
  • Sintesi, inizio e conclusioni. In ogni caso cerca sempre di dedicare una grande attenzione a tre elementi: cosa vuoi dire per iniziare, quali conclusioni vuoi siano ben chiare per il destinatario del documento, ed anche una sintesi, generalmente posta all’inizio del documento, che permette al lettore di avere immediatamente chiaro il senso complessivo di quello che sta per leggere. In una mail la sintesi è, semplicemente, l’oggetto della mail stessa. In un verbale può essere una premessa che elenca i principali contenuti del documento. E così via.

Inizia e poi affina

  • Abbi il coraggio di scrivere male, ma inizia a farlo. Sia chi ama scrivere, sia chi lo odia rischia sempre di dover affrontare la sindrome del “foglio bianco”. Chi per troppo perfezionismo, chi per paura di non avere nulla da scrivere, chi perché pensa che se non viene una scrittura di getto allora vuol dire che non si sa scrivere bene. In realtà l’unico modo di vincere questa sindrome, davvero molto comune, è semplicemente di iniziare a scrivere, anche accettando di scrivere male. Avrai modo, poi, di affinare, anche rileggendo, quello che hai scritto.
  • Scrivi di getto alcune frasi o parole chiave. Per iniziare a scrivere bastano delle semplici frasi o alcune parole che ti sembra importante che ci siano nel testo. Scrivi queste frasi e poi inizia ad affinarle: ingrandiscile se sono compresse o semplificale se sono troppo articolate. Cerca alcune parole chiave, che ti sembrano quelle più efficaci, più chiare per trasmettere il tuo pensiero e lavoraci sopra.
  • Non ti sentire a scuola. Non vivere il momento in cui scrivi come un esame o un ritorno sui banchi di scuola. Non c’è un voto da conquistare, c’è solo un risultato da ottenere per il tuo lavoro.
  • Non farti prendere dalla fretta. La maggior parte delle persone, per scrivere correttamente, ha bisogno di un po’ di tempo. E’ davvero raro scrivere bene di getto, che sia buona la prima stesura. Fai in modo, se possibile, di avere un tempo per scrivere, rileggere, cancellare, scrivere nuovamente e cerca di essere paziente se vuoi davvero raggiungere un buon risultato.

Articola i contenuti

  • Evidenzia le parole chiave. Un primo indicatore utile di quanto sia chiaro il tuo pensiero su quello che stai scrivendo, lo avrai se ti sarà più o meno facile evidenziare, sottolineare, alcune parole chiave per metterle in evidenza nel tuo discorso. In questo modo potrai attirare l’attenzione di chi legge e favorire il suo ricordo proprio sui concetti che per te sono più importanti. Se riesci ad evidenziare allora è un buon segno, altrimenti prova a scrivere diversamente i tuoi pensieri e concetti.
  • Cerca di essere sincero e preciso, scrivi sempre di cose concrete, prova a fare degli esempi, parla di fatti accaduti, osservati, cerca di parlare con frasi espresse al positivo.
  • Se citi qualcuno sii esplicito nelle citazioni, chiarisci a chi ti stai riferendo e non far passare per tuoi i pensieri altrui.
  • Dai aria e bellezza al documento. Prova ad articolare i contenuti usando paragrafi e spaziature che possano rendere il documento, da una semplice mail ad una relazione più strutturata, piacevole da leggere. E’ complicato leggere un documento tutto fitto di parole. E’ più semplice se si hanno ben chiari i paragrafi di cui si compone il documento. Avere degli spazi permette anche a chi legge di prendere fiato e di respirare, sia realmente che metaforicamente.

Piccole questioni di forma

  • Metti sempre la data al documento. Consiglio banale e scontato, ma non praticato. Se manca la data è più difficile anche contestualizzare quello che si sta leggendo e poi stabilire una sequenza tra eventuali documenti collegati.
  • Definisci un titolo del documento e del file che sia comprensibile. Anche il titolo che darai al documento ha la sua importanza, così come il nome del file, entrambi dovrebbero permettere di capire con semplicità quale sia il contenuto del documento.
  • Costruisci frasi brevi. Nella stragrande maggioranza dei casi per imparare a scrivere bene è meglio scegliere delle frasi brevi, o comunque semplici, perché facilitano il lettore. Paragrafi più lunghi di tre righe iniziano ad essere difficoltosi da comprendere, soprattutto se non si è fatto un uso sapiente della punteggiatura. Se hai scritto un paragrafo troppo lungo prova a rileggerlo con calma per capire dove puoi spezzarlo con un punto.
  • Utilizza i punti elenco. Nei documenti professionali può essere molto utile far un buon uso dei punti elenco per evidenziare meglio alcuni contenuti, peraltro questo di fatto aiuta anche ad essere più brevi nelle frasi.
  • Fai buon uso della punteggiatura (e dimentica Totò e Peppino in foto). La punteggiatura è fondamentale per aiutare il lettore a comprendere bene il testo ed a leggere in maniera scorrevole, quindi è davvero importante utilizzarla.
  • Controlla eventuali parole scritte in una lingua straniera. Ad esempio le parole in inglese vanno sempre scritte, in un testo italiano, al singolare, anche quando si riferiscono ad un plurale, ed in ogni caso è sempre bene controllare che il modo in cui sono scritte sia quello corretto nella lingua di origine.
  • Evita di ripetere troppo spesso una stessa parola. Capita a molti, quando si scrive, di avere sempre in mente qualche parola importante che, però, finisce per essere ripetuta continuamente nel testo. Per fortuna ci sono i sinonimi, quindi basta trovarli.
  • Controlla sempre l’ortografia. Gli errori di ortografia sono spesso veniali, ma imbruttiscono davvero qualunque testo

Rileggi sempre

  • Rileggi dopo un po’ di tempo quello che hai scritto. La rilettura è una parte fondamentale di un buon lavoro di scrittura. Può essere utile rileggere immediatamente dopo aver scritto anche una frase, per ricontrollarla e migliorarla, ma è sicuramente necessario rileggere il tutto magari dopo qualche ora o dopo qualche giorno. Solo in questo modo riuscirai ad avere il giusto distacco rispetto a quello che hai scritto e potrai migliorarlo.
  • Rileggi ad alta voce, solo così ti puoi accorgere di errori di punteggiatura. La lettura ad alta voce consente due cose: la prima è che impone una maggiore lentezza e quindi consente di essere più attenti al testo; la seconda è che permette di individuare molto facilmente i problemi a livello di frasi lunghe (perché mancherà il respiro) o gli errori di punteggiatura (perché si perderà il filo di quello che si sta leggendo).
  • Fidati del tuo orecchio quando rileggi ciò che hai scritto, senza preoccuparti troppo delle regole grammaticali. La lettura ad alta voce permette anche di riconoscere la fluidità del testo, quasi una sua musicalità e tutto quello che ti suona stonato ti suggerisce di essere rivisto.
  • Rileggendo, impara a cancellare ciò che non ti piace molto e a lasciare solo ciò che ti piace di più. Rileggere è fondamentale soprattutto per cancellare. Molto spesso il lavoro di scrittura finale è un lavoro di sottrazione, semplificazione. Orazio diceva: “cancella spesso se vuoi scrivere cose degne di essere lette”.
 
 
Se poi sei un amante della scrittura, o ti piacerebbe imparare a scrivere sempre meglio, il consiglio migliore è quello di leggere tanto e di leggere testi molto vari in termini di contenuto e diversi tra loro in termini di stile di scrittura.
Davvero leggendo si impara a scrivere.
“La lettura, per l’arte dello scrivere, è come l’esperienza per l’arte di vivere nel mondo, e di conoscere gli uomini e le cose” (Giacomo Leopardi)