Una delle principali fonti di soddisfazione, o di insoddisfazione, nei luoghi di lavoro è legata al modo in cui siamo trattati dagli altri, siano essi capi o colleghi.
Possiamo sentirci rispettati, ammirati, apprezzati, riconosciuti, compresi nelle nostre esigenze ed aspettative oppure possiamo sentirci sfruttati, maltrattati, poco rispettati, incompresi.
 
Quasi sempre nelle organizzazioni ci sono persone che lamentano uno scarso rispetto, che segnalano episodi di maleducazione, che vivono un senso di frustrazione per come si sentono trattate da alcune persone all’interno del luogo di lavoro in cui vivono quotidianamente.
 
A volte questo senso di insoddisfazione viene esternato e si traduce in ripicche, risposte altrettanto maleducate o sgradevoli rispetto a quelle che si ritiene di aver subito, toni accesi, diverbi verbali.
A volte ci si chiude in mutismo e si accumula rancore.
A volte si racconta l’accaduto a qualcun altro sperando che prenda le nostre difese.
 
Molto più raramente si cerca di affrontare la questione in maniera aperta e positiva cercando di spiegare alla persona che pensiamo ci stia, in qualche modo, maltrattando quale sia il nostro vissuto rispetto al comportamento che questa persona ha messo in atto nei nostri confronti e chiedendo di trovare un sistema per evitare situazioni del genere in futuro.
 
Nella maggior parte dei casi, infatti, reagiamo ad un comportamento che giudichiamo poco corretto o rispettoso nei nostri confronti pensando che la persona che ha messo in campo questo comportamento c’è l’ha proprio con noi e lo ha fatto espressamente per darci fastidio e generarci un disagio.
 
Mettiamo, dunque, la questione sul piano personale, senza pensare che ci possono essere altre motivazioni o spiegazioni.
 
Indubbiamente una simile ipotesi può essere anche fondata, ma nella realtà, nella maggior parte dei casi,
tendiamo tutti a mettere in campo gesti inconsapevoli di “maltrattamento” nei luoghi di lavoro.
Provo a fare qualche esempio di piccoli e innocui “maltrattamenti” quotidiani:

Hai due minuti?

Questa è la domanda apparentemente più ingenua ed in buona fede del mondo. Si chiama un collaboratore o un collega e si chiede: “Hai due minuti?”.
Di solito la risposta è SI, o perché chi sta chiamando è il proprio capo o una persona importante all’interno dell’organizzazione, o perché il fatto che siano solo “due minuti” rende le persone più disponibili ad interrompere quello che stanno facendo.
Nella pratica è proprio una richiesta mal posta con il rischio di denotare, in maniera molto subdola, un atteggiamento poco rispettoso nei confronti della persona cui si fa questa richiesta per una serie di motivi:
  • c’è la probabilità che la persona a cui si chiedono due minuti sia, in realtà, impegnata in qualcos’altro e quindi se ne interrompe la concentrazione e l’operatività;
  • c’è la probabilità molto alta che i “due minuti” non siano tali e che, in realtà, venga richiesto un impegno di tempo maggiore;
  • c’è la probabilità che la persona arrivi impreparata dal momento che nella richiesta non è stato specificato il motivo per cui si chiedono “i due minuti”.
 
Tutti questi motivi potrebbero essere causa di disagio o di stress per la persona a cui si fa questa richiesta.
Meglio sarebbe porre la richiesta in altri termini:
  • avrei bisogno di parlare di …… , quando puoi sospendere il lavoro per venire da me?
mi dispiace interrompere il tuo lavoro, ma ho una questione urgente sul tema …. di cui discutere con te, puoi dedicarmi qualche minuto?
D’altra parte anche chi riceve questo tipo di richiesta sarebbe meglio che la gestisse non semplicemente alzandosi ed andando all’incontro, ma dicendo in risposta qualcosa del tipo:
  • sto finendo il lavoro ….. possiamo fare più tardi?
  • sto finendo il lavoro ….. che mi avevi assegnato, preferisci che termini questo o vuoi che venga subito?
  • posso chiedere qual è l’argomento così capisco se devo portare con me qualche documento?

Drin, drin

Riunione e telefoni con la suoneria attiva e spesso, con una certa perfidia del caso, più telefoni che squillano contemporaneamente…
Lo squillo del telefono, e poi ancora più spesso, il rispondere alla telefonata mentre si è in una riunione crea indubbiamente disturbo sia a chi sta conducendo la riunione che agli altri partecipanti.
Distrae, infastidisce, crea un senso di confusione, di imbarazzo, di mancanza di rispetto.
Sarebbe buona regola abbassare quantomeno la suoneria del telefono o, ancora meglio, spegnerlo durante una riunione.
Nel caso poi in cui chi riceve la telefonata non possa fare a meno di rispondere sarebbe meglio scusarsi con gli altri ed uscire dalla sala per parlare, oppure chiedere una breve pausa per poter gestire la telefonata.

Il tempo è un'opinione

Arrivare in ritardo ad un incontro che aveva un orario prefissato è davvero una forma di maleducazione nei confronti degli altri per due motivi: il primo è che si tengono persone ad aspettare in maniera spesso improduttiva autorizzandole anche ad iniziare a fare dell’altro e quindi disperdendo la loro concentrazione; il secondo è che si rischiano di generare ritardi a catena su appuntamenti successivi o di produrre forzature riducendo il tempo di incontro stimato per rispettare orari successivi.
Anche sforare in maniera eccessiva i tempi programmati di un incontro è una forma di maleducazione perché si rischia di non tenere conto che le altre persone potrebbero avere esigenze incompatibili con lo sforamento del tempo.
Affinché il tempo non sia una opinione sarebbe utile:
  • avvisare con anticipo (almeno mezz’ora rispetto al tempo programmato) nel caso in cui si capisca che si arriverà in ritardo ad un incontro;
  • concordare sempre, all’inizio di un incontro, quale sia il tempo a disposizione e chiedere se sia possibile prolungarlo nel caso in cui si renda necessario.

Parole, parole, parole

Un’altra “simpatica” e frequente abitudine, soprattutto quando si partecipa ad incontri con più persone, è di mettersi a parlare con il vicino mentre qualcun altro ha la parola.
Si tratta, in realtà, di una mancanza di rispetto sia nei confronti di chi parla, della serie “stai dicendo qualcosa che non mi interessa e quindi mi metto a parlare di altro” e sia nei confronti degli altri partecipanti perché genera rumore, distrazione, perdita di attenzione.
Se nel corso della riunione ci viene in mente qualcosa da dire al nostro vicino meglio prendere un appunto su cosa gli si vorrebbe dire e farlo in un momento di pausa o al termine dell’incontro.

Bigliettini anonimi

Un’altra cattiva abitudine è quella di lasciare sulle scrivanie di colleghi o collaboratori bigliettini del tipo: “spedisci questo documento” oppure “chiamami”, senza specificare chi sta scrivendo, senza esprimere una qualche forma di cortesia, senza citare il nome della persona cui è indirizzato il biglietto.
Espressioni così sintetiche e così imperative rischiano di suscitare nell’altro una sensazione di mancanza di rispetto.
Molto diverso sarebbe ricevere un biglietto del tipo: “ Ciao Renata, per favore potresti spedire questo documento? Grazie mille, Paolo”, oppure “ Ciao Raffaele, avrei bisogno di sentirti appena puoi, per favore chiamami. Grazie, Emilia”.
Gentilezza, sorriso e gratitudine non costano niente
Ci sono invece altre piccole forme di cortesia che non costano nulla e che aiutano a rendere piacevoli gli ambienti di lavoro ed a far sentire ogni persona rispettata e riconosciuta.
Salutare gli altri, o fare un sorriso quando si entra in un ufficio o quando si incrocia qualcuno nel corridoio, sarebbe molto carino ed apprezzabile.
Dire grazie alle persone con cui abbiamo lavorato al termine di un incontro o di una faticosa giornata di lavoro sarebbe altrettanto auspicabile.
Essere gentili anche quando si rifiuta qualcosa è sempre possibile. Recentemente mi è capitato di trovarmi alla macchinetta del caffè con una collega e di chiedere ad una persona se voleva anche lei un caffè e la risposta che ho ricevuto è stata: “No, grazie, perché fa schifo”, il tutto senza neanche fermarsi un attimo mentre parlava. Considerando che io e la collega stavamo per prendere quello “schifo” non mi è sembrato il massimo. Forse sarebbe stato meglio rispondere: “Grazie, molto gentile, ma non amo questo caffè”.
 
In sostanza, se ci soffermiamo un attimo a pensare,
possiamo tutti decidere di “nascere signori” e di contribuire con piccoli gesti a rispettare e riconoscere le altre persone con cui lavoriamo.
In ogni caso, quando subiamo qualcuna delle mancanze di rispetto che ho citato, forse sarebbe meglio non prenderla tanto sul personale e pensare che fa parte di alcune cattive abitudini che molte organizzazioni e persone hanno introiettato. Se ci capita, quindi, nulla ci vieta di poter far capire alla persona che potrebbe dire o fare le cose diversamente, magari mettendo in campo per primi un po’ di gentilezza ed un sorriso….
 
C’è una bella poesia di W. Szymborska dal titolo Sorrisi che inizia così:
“il mondo vuol vedere la speranza sul viso.
Per gli statisti diventa d’obbligo il sorriso.
Sorridere vuol dire non darsi allo sconforto.
Anche se il gioco è complesso, l’esito incerto,
gli interessi contrastanti – è sempre consolante
che la dentatura sia bianca e ben smagliante”.