A tutti può capitare di attraversare un periodo in cui riuscire a concentrarsi sul lavoro è più difficile del solito e qualcuno può avere addirittura un problema cronico di distrazione.
I motivi per cui ci distraiamo facilmente possono essere i più diversi e, generalmente, appartengono a due categorie di distrazioni:
  • distrazioni sensoriali, ad esempio: lavoriamo in un ambiente caotico, siamo continuamente interrotti da mail, telefonate, notifiche e richieste dei colleghi;
  • distrazioni emotive, ad esempio: siamo preoccupati per qualcosa che è successo e non riusciamo a smettere di pensarci, stiamo attraversando un momento difficile nella nostra vita privata, siamo demotivati o non capiamo il senso di quello che stiamo facendo e questo determina un senso di frustrazione, abbiamo paura di non riuscire a fare quello che ci è stato chiesto o non sappiamo come farlo e temiamo di essere giudicati negativamente.

Tra le due tipologie sicuramente quelle emotive sono le fonti di distrazione più potenti.
E’ anche vero che il nostro cervello tende, quasi naturalmente, a distrarsi. Ad esempio, mentre stai leggendo questo articolo è statisticamente probabile che la tua mente si distragga tra il 20 ed il 40 per cento del tempo di lettura ed è questo il motivo per cui, sempre in media, tratteniamo solo il 20% di quello che leggiamo.
D’altra parte, indipendentemente dal motivo della nostra distrazione, 
il non riuscire a concentrarci sulle cose che dobbiamo fare può provocare un aumento dei nostri livelli di stress e di ansia, e di conseguenza ci sentiamo sopraffatti da tutto quello che non riusciamo a fare, con il risultato che ci è ancora più difficile portare a termine quello che vorremmo fare.
La nostra capacità di concentrazione determina, infatti, in maniera rilevante la qualità dei risultati che possiamo ottenere in qualsiasi compito e vale davvero per tutto, dalla concentrazione che abbiamo alla guida dell’auto a quella che dimostriamo nell’ascoltare gli altri.

Ma come possiamo riuscire a ridurre le fonti di distrazioni, ritrovando ed allenando la concentrazione?

Per prima cosa sarebbe opportuno valutare se il motivo della nostra distrazione è legato a fattori esterni o a stati emotivi interiori, e poi riflettere se, in questo secondo caso, i problemi sono legati ad una mancanza di motivazione rispetto al nostro lavoro.
 
Se la distrazione è la spia di difficoltà legate al senso del lavoro che stiamo facendo allora sarebbe bene farsi aiutare, da un collega, il proprio capo, un coach per capire come affrontare questa situazione.
Se, invece, le cause della distrazione sono principalmente collegate a motivi esterni allora potrebbe essere utile adottare una o più delle seguenti soluzioni.

Evita il multitasking

La prima fonte di distrazione è il multitasking. Viviamo in un periodo in cui la tentazione di fare molte cose assieme è davvero alta, e siamo continuamente stimolati da messaggi, informazioni, notifiche, mail, richieste, informazioni. Passare da una cosa all’altra, lasciare un’attività per portarne avanti un’altra per poi riprenderla in mano dopo qualche minuto abbassa di molto la nostra capacità di concentrarci, e il rischio è che non riusciamo a portare a termine nulla. Alcune ricerche dimostrano che ci vogliono fino a 18 minuti per riuscire a recuperare il nostro livello di attenzione una volta distratti! Per questo il primo consiglio per evitare le distrazioni è provare a concentrarti solo su una cosa alla volta.

Fai qualche respiro profondo

Può capitare di non riuscire a focalizzare la tua attenzione su un’unica attività perché ti senti letteralmente sopraffatto dalle cose da fare: mail urgenti, colleghi che ci fanno richieste, clienti a cui rispondere, etc. In questo caso può esserti di grande aiuto concederti una piccola pausa e fare qualche respiro profondo, “di pancia”, provando a concentrarti per qualche minuto solo nel ritmo lento del tuo pensiero. Questa tecnica può aiutarti a ridurre il tuo livello di stress, e a stabilire un ordine delle cose da fare, a seconda dell’importanza o dell’urgenza.

Programma ogni giorno le cose più importanti da fare

Stabilisci ogni mattina quali sono le cose più urgenti da fare, le attività che devi portare a termine assolutamente entro sera. Una volta deciso questo, prova ad associare ad ogni attività un certo tempo, e imponiti di non controllare la posta e di mettere silenzioso il telefono per questa durata. Ti sarà più facile focalizzare la tua attenzione solo su quell’attività.

Poni dei limiti

Una volta che hai individuato che cosa ti distrae e ti fa perdere maggiormente la concentrazione, cerca di stabilire tu stesso dei limiti. Se ad esempio non riesci a smettere di controllare il tuo profilo facebook o a leggere le notizie su internet, e questo ovviamente ti distrae da quello che stai facendo, imponiti dei limiti orari programmando le tue distrazioni. Puoi decidere di controllare i social solo dopo aver finito un certo lavoro, o di dedicarti per un’ora e mezza ad un’attività per poi concederti 5 minuti di distrazione. In questo modo ti sarà più facile focalizzarti in quello che stai facendo.
Se invece, come capita a molti, ciò che ti distrae maggiormente sono le email e le telefonate, imponiti di controllare la posta solo a una determinata ora, o di mettere il telefono silenzioso per un certo periodo di tempo. Se vuoi imparare a gestire le email in maniera che non diventino una fonte di stress puoi leggere questo articolo.

Fai un patto con i tuoi colleghi

Uno dei piccoli piacere di lavorare con altre persone è poter fare qualche breve pausa chiacchierando del più e del meno. Scambiare qualche parola con un collega aiuta a ridurre il nostro livello di stress e a ricaricare le nostre energie. Se però i tuoi colleghi tendono a distrarsi spesso e a perdersi molto volentieri in chiacchiere, può diventare molto difficile riuscire a non ascoltare quello che dicono o non farsi coinvolgere nella conversazione. In questo caso puoi provare a dire che ti piacerebbe continuare a parlare di quell’argomento, ma ora hai una cosa davvero urgente da fare, e proponi di parlarne più tardi, magari durante la pausa caffè, quando avrai finito quello che devi fare. Oppure puoi provare a incoraggiare i tuoi colleghi a rimanere concentrati, stabilendo un orario in cui lavorare senza interrompervi, in modo da riuscire a motivarvi a vicenda.
Un’altra soluzione che può migliorare la tua concentrazione è usare le cuffie per ascoltare della musica rilassante: in questo modo ti sarà possibile escludere le conversazioni degli altri colleghi e focalizzarti in quello che stai facendo, se questa è una soluzione compatibile con il tipo di lavoro che stai facendo.

Prenditi cura di te stesso

Sembra banale, ma quando siamo particolarmente stressati o attraversiamo un periodo in cui facciamo fatica a riposarci è più facile sentirci distratti. Dormire bene, fare esercizio fisico e mangiare sano sono delle buone abitudini che migliorano la nostra concentrazione. Cerca di prenderti cura di stesso, concediti qualche breve pausa o se ne hai la possibilità, fai una passeggiata per ricaricare le energie.

C’è da dire, comunque, che a volte la distrazione permette anche il pensiero creativo ed in questo caso è solo la benvenuta!