Ogni giorno, ogni persona che lavora, “produce e riceve”, in maniera crescente, un gran numero di email.
 
Ci sono persone che passano, pertanto, una grande quantità del loro tempo lavorativo (e non solo), a leggere e rispondere ad email, spesso accumulando una sensazione di disagio legata al numero di email da gestire, ai contenuti, al modo in cui sono scritte, al senso di colpa se non si è riusciti a rispondere prontamente, ai dubbi su quello che si dovrebbe scrivere o rispondere, al nervosismo se qualcuno non ci sta rispondendo, e così via.

In sostanza
le mail rischiano di diventare una delle principali fonti di stress lavorativo.
Peraltro ci sono anche un numero crescente di ricerche che attestano che
la grande maggioranza delle email che riceviamo e gestiamo sono del tutto inutili, superflue, fino a poter diventare addirittura dannose per il lavoro
perché possono generare conflitti, malintesi, perdita di empatia personale, allungamento di tempi decisionali o de-responsabilizzazione delle persone rispetto ad alcune attività o problematiche.
 
Diventa, quindi, sempre più importante che ogni persona si assuma una responsabilità individuale su come gestire le email che produce e riceve, ed anche in questo caso ci sono diversi consigli che possono contribuire a sviluppare l’arte di gestire le email.
 
La maggior parte dei consigli sono assolutamente semplici, ed a volte potrebbero suonare anche scontati, salvo poi aprire la propria casella di posta e scoprire che molto spesso questi stessi consigli vengono disattesi da noi stessi e dagli altri.
 
In linea generale
sarebbe meglio dedicare alla gestione delle email un tempo circoscritto e di qualità
evitando di controllare ogni minuto le email o di sentirsi in obbligo di dare risposte immediate che spesso, per privilegiare la velocità, rischiano di essere affrettate e quindi meno efficaci in termini di contenuto.
 
Meglio decidere con calma quali siano le email a cui dare priorità e come gestirle al meglio che non dare risposta immediata a qualunque email in entrata oppure scrivere in continuazione email, anche su piccole questioni o su aspetti parziali, o ancora troppo provvisori, di un problema.
Prima di scrivere o di rispondere ad una email sarebbe anche utile riflettere se si è davvero pronti per farlo
cioè se si hanno tutti gli elementi e le informazioni necessarie a scrivere una email utile e chiara per chi la riceve.
 
D’altra parte, se si reputa che non sarà possibile rispondere alle richieste contenute in una email, sarebbe meglio dirlo subito al mittente.
 
Un altro principio generale dovrebbe essere quello di
valutare a priori se la email sia il metodo più efficace per una determinata comunicazione
o se non sia meglio fare un incontro di persona, una video chiamata, o una telefonata per riuscire ad essere più empatici e più efficaci.
Spesso, infatti, soprattutto quando ci sono dei problemi da risolvere, una email potrebbe non essere la soluzione migliore.
 
Se si vuole evitare che le proprie email facciano la fine di un messaggio gettato in mare dentro una bottiglia, ecco un elenco riepilogativo dei consigli più efficaci:
 
  • scrivere sempre l’oggetto in maniera specifica (mai lasciarlo in bianco) anche per facilitare l’attenzione ed il ricordo da parte di chi lo legge (ad esempio meglio scrivere “presentazione azienda X” oppure “invio documento finale su progetto Y” invece di più generici “presentazione” oppure “invio file”);
  • cercare di essere il più sintetici possibile ed in ogni caso, dopo aver scritto il testo, rileggerlo per capire se si può eliminare qualcosa per semplificare e facilitare la lettura (oltre che per eliminare antipatici errori di ortografia e battitura);
  • utilizzare, se possibile, elenchi puntati e numerati e spaziare il testo per agevolare la lettura;
  • utilizzare il grassetto per evidenziare parti di testo su cui concentrare l’attenzione del lettore, ma senza abusare (mentre è meglio evitare di evidenziare parole mettendole in maiuscolo o in rosso);
  • scrivere solo un contenuto strettamente inerente a quello che è indicato nell’oggetto (se ci sono più argomenti potrebbe essere preferibile utilizzare mail diverse);
  • iniziare sempre il contenuto della email con una riga che spiega il contesto a cui si riferisce;
  • mettere subito in chiaro se la email contiene delle richieste cui il destinatario dovrebbe rispondere ed anche indicare se la richiesta è urgente (specificando anche un tempo/data entro cui sarebbe necessario rispondere e perché la email è urgente);
  • evitare di sollecitare la risposta ad un email, almeno entro le 48 ore dall’orario di invio, a meno che non sia stata specificata una urgenza diversa nella email inviata;
  • in caso di richieste fare sempre domande specifiche (ad esempio: “ti chiedo di decidere tra A e B” invece di una più generica richiesta del tipo: “ti chiedo di decidere”);
  • specificare se la email è inviata solo per conoscenza e non richiede risposte o azioni da parte di chi la riceve;
  • iniziare e finire sempre la email con un saluto ed indicando i nomi della persona cui è indirizzata e di chi la sta scrivendo;
  • se si è arrabbiati, in relazione al contenuto della email che si sta scrivendo, sarebbe meglio scriverla in bozza e far passare un po’ di tempo prima di rileggerla ed inviarla;
  • nel caso in cui si inviano allegati fare attenzione al formato ed alla dimensione per rendere agevole la ricezione e l’apertura da parte del destinatario;
  • decidere con attenzione a chi è opportuno indirizzare la email, evitando di inviarla ad un numero elevato di destinatari, siano essi destinatari principali, oppure in CC o CCN;
  • utilizzare il “rispondi a tutti” solo quando è davvero necessario;
  • controllare sempre bene gli indirizzi dei destinatari e selezionarli, comunque, solo dopo aver scritto e ricontrollato il testo così da evitare invii errati che sono uno degli errori più comuni che si commettono con le email;
  • ricordarsi di utilizzare la email aziendale solo per questioni di lavoro.
 

Una ricerca americana ha valutato che in media
per 200 email ricevute in una giornata, il 70% sono valutate come irrilevanti, il 18% sono spam e solo il 12% sono utili.
Prova a fare un controllo rispetto alla tua casella di posta per verificare quale sia la tua personale statistica rispetto alle email che ricevi.
 
Quali sono i consigli che applichi più frequentemente per gestire le tue email?
 
Se hai voglia di condividerne qualcuno con noi scrivici!