Nella mia esperienza la parola “indicatore” suscita spesso più di un timore nel mondo del lavoro perché fa scattare immediatamente il pensiero che l’indicatore sia usato per valutare quello che si è fatto, o soprattutto che non si è fatto, ed in generale una valutazione suscita più paure che entusiasmi.
Per indicatore intendo, in linea generale, un dato, molto spesso di tipo numerico, o un segnale che può fornire un’informazione utile per capire meglio quello che sta accadendo o quello che stiamo facendo o come lo stiamo facendo.
In realtà credo che sottovalutiamo molto l’importanza degli indicatori che, invece, possono essere di grande aiuto sia per lavorare bene che per essere apprezzati dagli altri.
Gli indicatori ci fanno capire, infatti, quello a cui diamo importanza nel nostro lavoro e dove tendiamo a concentrare le nostre energie ed attenzioni.
A pensarci bene tutta la nostra vita è costellata di indicatori che utilizziamo per prendere decisioni e fare bene delle attività, a partire da tante piccole cose. Abbiamo bisogno dell’indicatore della benzina per evitare che la nostra macchina ci lasci a piedi, oppure di un termometro per misurare la febbre e capire come guarirla. Utilizziamo l’indicatore del termostato del forno per cuocere bene i cibi e siamo assillati dall’indicatore della batteria del nostro telefono per paura di rimanere fuori dal mondo.
E nella vita di tutti i giorni accade che, se non ci preoccupiamo dei nostri indicatori, possiamo rischiare di trascurare cose importanti, di sottovalutare qualche problema, di non raggiungere qualche obiettivo.
Le persone che non hanno l’abitudine di usare la bilancia per tenere sotto controllo l’indicatore del peso tendono ad ingrassare di più perché non sono consapevoli di quanto pesano realmente e quando lo fanno solitamente c’è una grande differenza tra il peso che avevano in mente e quello reale.
Le persone che non fanno periodicamente un check up medico per tenere sotto controllo gli indicatori del sangue possono non accorgersi di problemi di salute più o meno gravi.
Le persone che non sono abituate a fissarsi degli obiettivi temporali, e quindi ad utilizzare le scadenze come indicatori, sono più propense a rimandare o ritardare le loro attività.
Ovviamente questi sono solo esempi generali, ma spero che abbiano la funzione di renderci consapevoli di quanto siano importanti gli indicatori per la nostra vita.
Ed è anche evidente che qualunque indicatore non può essere automaticamente la soluzione ai nostri problemi e che, come in tutte le cose, occorre non strafare e non ossessionarsi. Sempre per riprendere alcuni degli esempi, pesarsi ossessivamente tutti i giorni non aiuta di certo a perdere peso, così come fare ogni settimana le analisi del sangue è solo una gran perdita di tempo e di soldi.
 
E nel lavoro cosa succede?
Quali possono essere degli indicatori utili per la vita professionale?
Cosa ci fa capire che stiamo facendo bene il nostro lavoro?
 
Personalmente ritengo che sarebbe importante che ogni persona che lavora, indipendentemente dall’incarico specifico che svolge, possa costruirsi un sistema di indicatori riferibili a quattro aree:

1. Indicatori della performance professionale

Sono quelli che misurano i risultati che si ottengono attraverso il proprio lavoro e quindi il nostro livello di competenza ed autorevolezza professionale. Un esempio può essere il rispetto di scadenze temporali legate alla propria attività, oppure il numero di volte in cui i colleghi o il nostro capo hanno chiesto il nostro aiuto o il nostro parere per risolvere un problema.

2. Indicatori della soddisfazione professionale

Sono quelli che misurano quanto i contenuti e le dinamiche del lavoro siano in linea con le nostre aspettative e desideri e ci fanno stare bene e sentire soddisfatti. Un esempio può essere il numero di giornate in una settimana in cui ci svegliamo ed andiamo a dormire soddisfatti di quello che abbiamo fatto o del riscontro che abbiamo ottenuto, oppure il numero di congratulazioni o complimenti che abbiamo ricevuto dal nostro capo o dai colleghi, oppure il numero di volte in cui, nonostante lo stress ed i problemi, ci siamo detti che è proprio questo il lavoro che vogliamo fare.

3. Indicatori dello sviluppo professionale

Sono quelli che misurano la nostra capacità di creare nuove opportunità professionali per il nostro futuro attraverso nuove competenze, nuovi progetti, nuovi contatti. Un esempio può essere il numero di nuove idee che abbiamo avuto in un anno rispetto al nostro lavoro, oppure il miglioramento del livello di padronanza di una lingua estera, oppure il numero di nuovi contatti professionali che abbiamo creato nell’ultimo semestre.

4. Indicatori della collaborazione professionale

Sono quelli che misurano la qualità del nostro rapporto con gli altri. Un esempio può essere il numero di volte in cui abbiamo ricevuto supporto dagli altri in caso di necessità, oppure il numero di volte in cui abbiamo offerto spontaneamente aiuto agli altri, oppure il numero di colleghi con cui troviamo piacevole lavorare insieme, oppure il numero di volte in cui siamo riusciti a risolvere facilmente un problema o un conflitto con gli altri.

Per riuscire a crearsi questo sistema di indicatori può essere utile usare qualche accorgimento.
 
Per prima cosa, affinché qualunque dato possa trasformarsi in un indicatore utile è comunque necessario correlarlo a qualcos’altro, cioè a qualche altro dato.
Una prima correlazione utile potrebbe essere tra un valore obiettivo per un dato indicatore e un dato consuntivo.
Se mi si accende la spia della benzina in macchina, che mi segnala che posso fare solo quaranta chilometri, questo segnale si trasforma in una informazione di allarme in funzione di quanti chilometri dovrò ancora fare per arrivare a destinazione o al prossimo distributore.
Se non ho rispettato una scadenza al lavoro, quindi ho un numero di ore o di giornate che mi segnala un ritardo temporale (dato consuntivo), questo indicatore diventa più o meno rilevante anche in funzione di quante altre volte ho ritardato oppure del rapporto tra la dimensione del ritardo ed il numero di ore o di giornate che avevo pensato di impiegare per quella attività (dato obiettivo).
 
Il secondo accorgimento riguarda cosa si intende per un buon indicatore. 
Un indicatore è buono se ci dà una buona informazione che ci permette di prendere delle decisioni o di fare delle valutazioni.
In questo senso può essere buono anche un indicatore che contiene un numero o un dato negativo. La bontà di un indicatore dipende anche dal fatto che sia possibile correlarlo con altri indicatori, perché ogni indicatore, preso singolarmente, potrebbe essere fuorviante.
In questo senso sarebbe opportuno costruirsi almeno una piccola sequenza o gerarchia di indicatori.
Ad esempio, per chi fa un lavoro da libero professionista un indicatore utile della performance professionale può essere il numero di nuovi contatti generati in un anno, da mettere insieme al numero di preventivi che si è riusciti a fare rispetto ai contatti generati, da collegare poi al numero di contratti chiusi rispetto ai preventivi fatti. Per ognuno di questi tre indicatori andrebbe fissato un valore obiettivo da confrontare con dati consuntivi. La sequenza di questi tre indicatori permette una valutazione sulla capacità “commerciale” del libero professionista e sulla efficacia del suo processo di promozione e preventivazione.
Per chi fa un lavoro dipendente, ad esempio in area acquisti, un indicatore utile può essere il numero di ordini di acquisto con consegna rispettata in rapporto al numero totale di ordini emessi, da correlare poi ad un secondo indicatore che segnala il numero di ordini con consegna anticipata rispetto a quella preventivata e di quello con consegna ritardata. Il complesso di questi tre indicatori segnala la capacità di gestione dei fornitori e di soluzione di problematiche al fine di rispettare le date di consegna previste. Un altro indicatore potrebbe essere la differenza tra il costo di acquisto preventivato e quello consuntivato che segnala la capacità di negoziazione dei prezzi.
Per chi fa un lavoro di marketing digitale, un indicatore utile può essere il numero di nuovi contatti generati, da associare al valore degli investimenti fatti per questa attività, da associare ulteriormente al numero di azioni compiute dai nuovi contatti, il tutto da confrontare con valori obiettivo che ci si è dati per ogni indicatore.

Una terza considerazione è che 
per riuscire a costruirci un buon sistema di indicatori, che sia utile per capire se stiamo lavorando bene e se stiamo andando nella direzione giusta rispetto agli obiettivi che abbiamo in mente, occorre proprio partire dagli obiettivi.
Il primo passo, quindi, è definire quali sono gli obiettivi che si reputa importante conseguire rispetto alle quattro aree della performance, della soddisfazione, dello sviluppo e della collaborazione professionale, quindi che risultati ci prefiggiamo e poi chiarire da dove si vedrà che li abbiamo raggiunti, quindi attraverso quali indicatori.
Dopo aver definito gli obiettivi occorre associare, quindi, uno o più indicatori che pensiamo ci possano dare delle informazioni significative per capire se e quanto abbiamo raggiunto gli obiettivi e definire il valore che ci attendiamo rispetto a questi indicatori.
A questo punto occorre realizzare il proprio lavoro avendo cura di raccogliere periodicamente i dati che servono per quantificare qual è il valore consuntivo degli indicatori che abbiamo individuato.
Infine occorre valutare la distanza, positiva o negativa, che c’è tra il valore obiettivo ed il valore consuntivo degli indicatori che ci siamo dati e capire questa distanza che apprendimenti ci fornisce e cosa possiamo fare per proseguire con maggiore positività nel nostro futuro lavorativo.
 
Avere in mente quali indicatori si possono associare al proprio lavoro in termini di performance, soddisfazione, sviluppo e collaborazione può permetterci di valorizzare meglio noi stessi e quello che facciamo ad esempio durante un colloquio di lavoro, o un incontro con il proprio capo per chiedere una promozione, o un colloquio con i nostri clienti per far capire quanto siamo capaci.
Potrebbe anche essere utile, soprattutto per le persone con una certa esperienza lavorativa, esplicitare alcuni indicatori nel proprio CV per dimostrare concretamente la capacità e la volontà di lavorare per obiettivi.
 
Indubbiamente non è così facile arrivare ad una chiara individuazione di un sistema di indicatori utili per il proprio lavoro, ma è anche vero che dedicare del tempo e delle energie per scegliere bene quali indicatori avere come “compagni di viaggio” nel nostro lavoro può aiutarci davvero a fare la differenza!