Questo è un articolo che forse susciterà un po’ di fastidio nelle persone che lavorano tanto, che investono tanto tempo a cercare di fare tutto quello che c’è da fare, anche a costo di fare degli straordinari (a volte non retribuiti) o di portarsi il lavoro a casa.
 
A molti può capitare di constatare che il mondo sembra dividersi in due categorie: quelli che hanno tanto lavoro, con il rischio di scoppiare e di esaurirsi, e quelli che non hanno niente da fare o che fanno il minimo indispensabile. E queste due categorie possono convivere anche negli stessi luoghi di lavoro e possono essere alla base di conflitti.
 
Ma penso che la situazione che fa davvero più infuriare chi lavora tanto non è solo quella di vedere che ci sono altre persone che lavorano meno e che risparmiano energie, magari per investirle nel tempo libero, quanto quella di essere ripresi, ad esempio dal proprio capo, perché non hanno fatto qualcosa o non hanno rispettato una scadenza.
 
Senza contare, in aggiunta, la perenne frustrazione che vivono le persone che lavorano tanto di essere sempre in affanno, di non essere mai riusciti a fare tutto quello che ci si era prefissati nella giornata o nella settimana.
Il paradosso, dunque, è che chi lavora tanto è più esposto al temibile senso di colpa di non aver fatto abbastanza.
Qualche tempo fa ho letto sull’argomento un articolo di Oliver Burkeman che aveva un titolo molto provocatorio: “A nessuno interessa quanto lavori duro” (Nobody cares how hard you work) e da lì ho iniziato a riflettere su questa provocazione pensando anche a situazioni vissute direttamente e indirettamente.
 
Il problema all’origine di questo paradosso è che, purtroppo, 
essere impegnati non vuol dire necessariamente essere produttivi o fare qualcosa che gli altri ritengono utile o prioritario.
 Il rischio è di cadere nella trappola dell’impegno che ci fa scambiare la sensazione dello sforzo e della stanchezza con la realtà e la qualità dei risultati.
 
Molta parte della cultura del lavoro che vige in Occidente ci porta a ritenere che:
  • i buoni risultati si ottengono solo al costo di grandi sforzi;
  • chi passa più tempo al lavoro dimostra automaticamente più interesse e più produttività;
  • dedicare tanto tempo a fare qualcosa è indicativo di scrupolosità;
  • le ore straordinarie sono un investimento sulla carriera.
 
Abbiamo tanto interiorizzato questa cultura che oggi la applichiamo anche ai computer. Molti studi recenti dimostrano, ad esempio, che quando facciamo una ricerca in internet siamo portati a dare più credibilità ai risultati se passa qualche secondo prima di ottenerli, se invece la macchina è troppo veloce pensiamo che non si sia “impegnata” fino in fondo…
 
Quindi se abbiamo lavorato tanto potremmo automaticamente pensare che abbiamo prodotto tanto, ma spesso non è così ed a volte arriva un capo o un collega che ci sbatte in faccia la differenza tra l’essere impegnati e l’essere produttivi.
 
Ma allora quali sono le principali differenze tra gli impegnati ed i produttivi?
Una prima risposta, forse brutale, potrebbe essere che gli impegnati fanno tante cose mentre i produttivi fanno le cose giuste, quelle prioritarie, quelle che servono davvero.
  • Gli impegnati cercano di essere molto rigidi, con se stessi prima che con gli altri, nel rispettare lunghe liste di cose da fare (To-Do) seguendo anche determinate procedure, indipendentemente dal tempo che hanno a disposizione. I produttivi hanno un atteggiamento più realistico e flessibile sia rispetto alle liste che alle procedure.
 
  • Gli impegnati si buttano “a capofitto” nel lavoro, cercando di essere concentrati e veloci, mentre i produttivi, prima di iniziare, fissano o negoziano le priorità.
 
  • Gli impegnati tendono a dare più importanza al lavoro ben fatto che al lavoro fatto in tempo, mentre i produttivi tendono a darsi degli obiettivi massimi di tempo in cui devono fare le cose.
 
  • Gli impegnati considerano un indicatore della loro bravura la capacità di essere multitasking, i produttivi tendono a fare una cosa per volta cercando di ridurre al minimo le fonti di distrazione.
 
  • Gli impegnati, pur di lavorare tanto, dimenticano o rinunciano a momenti di break, i produttivi si concedono delle pause rigeneranti.
 
  • Gli impegnati lavorano sempre e comunque, anche se sentono che non hanno la concentrazione giusta, o se non hanno ben capito quali sono i risultati da raggiungere o i metodi da seguire, i produttivi riconoscono quando è il caso di fermarsi per riflettere meglio sulle cose da fare.
  
Nella realtà non è semplice, soprattutto per le persone che amano il proprio lavoro e/o che hanno un forte senso di responsabilità, mantenersi produttivi senza cadere nella “trappola dell’impegno”. Io ci inciampo costantemente…

Ci sono però alcuni trucchi, alcuni accorgimenti, che si possono seguire per evitare di cadere in trappola:
 
  • avere sempre bene a fuoco qual è la mission del proprio ruolo e quali sono i risultati e gli indicatori che possono segnalare, a noi stessi ed agli altri, che stiamo facendo qualcosa di utile, che produce un valore per gli altri, che gli altri utilizzano a loro volta per lavorare e per farlo al meglio;
  • iniziare la giornata di lavoro facendo una lista “corta” delle cose da fare. Su questo punto il miglior suggerimento che ho trovato è di fare una lista denominata “1-3-5” in cui inserire una attività davvero prioritaria da realizzare nella giornata, tre attività che hanno una priorità media e 5 che hanno una priorità più bassa;
  • cercare sempre di condividere, negoziare ed eventualmente rivedere la lista “1-3-5” con il proprio capo o con i propri colleghi così da evitare che qualcuno si aspetti da voi cose diverse nella giornata; 
  • iniziare la giornata facendo una piccola cosa che piace, tanto per “scaldarsi” con qualcosa di piacevole, ma poi concentrarsi sulla attività che è al primo posto nella lista;
  • cercare di completare almeno un compito significativo prima della pausa pranzo, così da vivere il prosieguo della giornata, se non in discesa, quanto meno in pianura;
  • darsi comunque delle scadenze, dei tempi massimi, da dedicare alle varie attività e “accontentarsi” del risultato che si è riusciti a raggiungere in quel lasso di tempo invece di puntare alla perfezione non dando tempo anche alle attività successive nella lista (è evidente che quello che oggi è in priorità bassa diventerà qualcosa di più importante domani, quindi è comunque necessario iniziare a dedicarci un po’ di tempo);
  • sorvegliare il tempo che si passa in riunioni, in incontri con il proprio capo, in attività impreviste, etc. facendo in modo di darsi, comunque, dei tempi massimi da dedicare a queste situazioni;
  • evitare al massimo distrazioni, ad esempio gestendo bene le mail, o trovando delle soluzioni per isolarsi così da mantenere alta la concentrazione;
  • dire, anche al proprio capo: “no” o, “non posso oggi, ma volentieri ne possiamo parlare domani” oppure, ancora meglio, “questa attività non era tra le mie priorità di oggi, cosa posso spostare a domani per inserire quello che mi chiedi oggi?”;
  • fare una cosa per volta;
  • prendersi delle pause.
 
 
L’arte di lavorare è l’arte di tenere ben bilanciati il talento, l’impegno ed una visione ottimista della vita lavorativa.