Cosa ti viene in mente se senti pronunciare la parola “piano”?
Ovviamente è una domanda sciocca perché dipende dal contesto. Ma personalmente è una parola che mi suscita simpatia sia se mi venisse in mente:
 
  • lo strumento del “pianoforte”: che non ho mai suonato, ma che avrei sempre sognato di suonare;
  • l’aggettivo “piano”: che ricorda al mio pilota automatico di decelerare, di “fare piano”, non solo quando guido (e tante multe ho preso…), ma anche nella vita in generale;
  • il sostantivo “piano”: come strumento di lavoro per organizzare attività al fine di raggiungere obiettivi.
 
Quando mi viene da dire, o sento pronunciare la frase:
“Ho un piano!”
a me viene tendenzialmente curiosità e tranquillità, mentre tendo a preoccuparmi maggiormente delle situazioni in cui io, o altri, non abbiamo un piano.
 
Certamente la vita non può essere tutta un piano, anche perché, non tutto va “liscio come un piano”, sempre per riprendere un altro significato di questa parola attinto dall’uso che se ne fa in geometria.
 
Ma io credo che avere l’abitudine, l’orientamento e la competenza di costruire, valutare e ridefinire dei piani sia una buona cosa per ogni lavoro, ed anche per la vita in generale, e proverò a spiegare perché.
 
Prima però provo a sgombrare il campo da alcuni possibili equivoci, o obiezioni che ti potranno venire in mente:
 
  1. l’utilità di fare un piano non sta tanto, o solo, nel risultato finale che si produce, quanto piuttosto nel processo che ci costringe a fare: il processo ed il metodo che possiamo mettere in campo per costruire un piano è, di per sé, già qualcosa che ci può essere di aiuto per chiarirci le idee su un determinato problema, obiettivo, idea, giornata, etc. e come sempre la chiarezza ci dà più fiducia, lucidità e determinazione;
  2. qualunque piano non è un “oggetto statico”, questo vuol dire che una volta finito non dobbiamo metterlo nel congelatore e pensare di non toccarlo più. Al contrario è un oggetto vivo, se pensassi alla cucina il piano è come il, tanto di moda “lievito madre”, che oggi sembra un “must” anche per i cuochi casalinghi, e di cui occorre prendersi cura tutti i giorni;
  3. sempre se mantengo la metafora del “lievito madre” il piano è, in ogni caso, solo uno degli ingredienti che ci porterà ad un buon risultato finale, ma non è l’unico. Quindi occorre occuparsi anche di come facciamo le attività che abbiamo inserito nel nostro piano, perché sarebbe come dire che basta scrivere una ricetta su carta per essere capace di realizzare un buon piatto, ma sappiamo che non è così, sebbene avere una ricetta chiara e ben scritta ci aiuta di sicuro;
  4. avere una mentalità orientata a pianificare non vuol dire applicarla a tutto quello che facciamo ed a ogni istante della nostra giornata e si può “pianificare” anche di “non pianificare”, cioè lasciare degli spazi aperti agli imprevisti, alle emergenze, all’ozio, etc.
  5. l’utilità reale del piano dipende dalla convinzione che ne abbiamo, se lo vediamo come una costrizione alla nostra libertà, allora meglio lasciar perdere! Il piano funziona solo se pensiamo che possa essere uno strumento che ci aiuta a gestire meglio la nostra libertà! E proprio questa è la mia convinzione e cercherò di spiegarti perché.

Il piano giornaliero

Ci sono tanti possibili piani ed oggi ti parlerò solo di una cosa molto semplice che è quella di pianificare le attività giornaliere. Ti confesso che non lo faccio sempre, ma devo dire che la qualità delle mie giornate è nettamente migliore quando la inizio con un piano chiaro delle attività da fare.
Questo non vuol dire crearsi un elenco infinito di attività che al solo rileggerlo fa venire ansia.
Un buon piano deve trasmettere un senso di tranquillità e di possibilità e non di agitazione.
E qui viene già l’utilità di pianificare.
Se dopo che hai iniziato a scrivere la lista delle attività che vorresti o dovresti fare nella giornata ti viene subito ansia o agitazione è il primo campanello di allarme che ti avvisa che dovresti intervenire per non rovinarti la giornata. Come? Ad esempio:
  • Riducendo la lista di attività e rivedendo le priorità.
  • Rinegoziando le priorità se devi rispondere a qualcun altro.
  • Capendo a chi puoi chiedere aiuto.
  • Valutando se alcune attività puoi semplificarle o sveltirle per ridurre il tempo.
Il mio metodo è:
 
  • se possibile cerco di pianificare le attività il giorno prima (prima di terminare il lavoro), perché così quando inizio la giornata mi sembra già di avere le idee chiare e questo mi piace;
  • ho un quadernone che dedico solo alla pianificazione e preferisco carta e penna,rispetto al PC, perché scrivendo a mano sono più lenta e mi concentro di più (e poi c’è più gusto a sfogliarlo e vedere tutti gli OK che metto a fianco delle attività che man mano completo);
  • cerco il più possibile di organizzare le mie attività per “blocchi” similari (ad esempio gestione mail, stesura testi, riunioni, analisi documenti, etc.) perché questo mi aiuta ad essere più concentrata;
  • pur avendo la tendenza a fare delle liste lunghe di attività che mi piacerebbe fare (brutto vizio che ancora non riesco a togliermi!), evidenzio sempre quali sono due/tre attività fondamentali che vorrei completare nella giornata e che mi faranno sentire in pace con me stessa e dedico a queste le ore migliori in modo da assicurarmi il successo;
  • per quanto possibile cerco di inserire nella giornata almeno un blocco di attività che per me sono particolarmente piacevoli/interessanti e questo mi permette di accettare meglio altre che “devo” fare, ma che mi piacciono meno;
  • valuto anche quanto tempo penso di dedicare ad ogni attività che ho inserito nel mio piano giornaliero, lasciando anche il famoso “quarto d’ora accademico” tra un’attività e l’altra che utilizzo per recuperare energie o per gestire emergenze;
  • cerco di rendere noto il mio piano anche ad altre persone (sebbene in questo ho spazi di miglioramento…) in maniera tale da assicurare che gli altri favoriscano il mio piano invece di “sabotarlo”, magari a loro insaputa;
  • in ogni caso non saturo mai tutta la giornata perché so che ci saranno sicuramente imprevisti da gestire o che andrò più lunga rispetto ad alcune attività che avevo pianificato;
  • riesamino durante, e a fine giornata, l’andamento e l’esito del mio piano sia per fare il piano del giorno successivo e sia per valutare le mie abilità di pianificazione: Quanto sono stata affidabile nel definire i tempi? Come è andata l’organizzazione per blocchi? Quanto sono stata capace di difendere il mio piano rispetto agli altri?
A fine settimana poi scorro tutte le attività e faccio una revisione completa scrivendo le tre attività che mi hanno dato più soddisfazione e tre apprendimenti che ho generato.
In questo modo il piano si trasforma per me anche in una sorta di “diario di bordo” che mi aiuta a capire dove sto andando e che mi permette di valutare se la direzione è quella che voglio o se sia meglio cambiare rotta.
In questo senso per me la pianificazione è uno strumento di libertà:
  • mi libera dall’affanno di decidere di volta in volta cosa fare o di spiegare agli altri cosa sto facendo;
  • mi aiuta a chiarire su cosa e quando concentrare le mie energie e quindi quando posso essere libera per altro;
  • mi aiuta ad essere più efficiente perché stimando i tempi in cui fare le attività mi sono allenata ad essere sempre più affidabile nel prevedere quanto mi occorre nel fare le cose e questo libera tempo anche per altro;
  • mi fa sentire in controllo della giornata e non in balia degli eventi.
 
Ci sono, comunque, numerosi studi che rilevano che, mettendo per iscritto gli obiettivi e le attività che vorremmo fare, aumentiamo in maniera significativa la probabilità di realizzarle rispetto ai casi in cui non pianifichiamo. Inoltre quando vediamo che il nostro piano si riempie di “ok” il nostro cervello ha una visione positiva e libera più facilmente endorfine che ci fanno stare bene.
 
Ovviamente ci sono anche le giornate “senza piano”, ma nel lavoro per me non sono la maggioranza mentre lo sono nella vita privata, in cui, però, la capacità di suonare un bel “piano” rimarrà uno dei miei rimpianti!
 
E tu che ne pensi? Inizi la tua giornata con un piano o ti viene l’orticaria solo a pensarci? Se ne hai voglia scrivi un tuo commento alla mail info@workingroom.it e ti risponderò o segnala questo articolo ad una persona che pensi ne abbia bisogno, o condividilo sui canali social utilizzando le icone che trovi in alto sulla sinistra. Buon lavoro!
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