La maggior parte dei problemi legati alla collaborazione tra le persone nasconde, nella realtà, dei difetti di comunicazione.
Molto spesso le persone, per tanti motivi, non riescono a parlarsi chiaramente, ad esprimere le reciproche aspettative, a condividere gli obiettivi lavorativi che si sono prefissi, ad affrontare diversità di punti di vista.
Uno dei principali difetti di comunicazione è quello di dare le cose per scontate,
di immaginare che le persone capiscano anche senza che si dica loro chiaramente qualcosa.
Personalmente mi è capitato, tanti anni fa, di avere un capo che mi ha detto:“i nostri due cervelli devono essere come cablati” in modo che io potessi capire quello che lui voleva senza che fosse costretto a dirmelo…
Confesso che è stato molto frustrante per me sentire una cosa del genere perché è un’aspettativa che ho reputato praticamente impossibile da rispettare.
 
Il difetto di non comunicare, ed in particolare di dare per scontate le informazioni che servono per lavorare bene, è un difetto che accomuna capi e collaboratori, entrambi, a mio parere, ugualmente responsabili della qualità e quantità di comunicazione all’interno di un rapporto di lavoro.
Uno dei modi migliori per ovviare a questi difetti di comunicazione tra capo e collaboratore è quello di porsi reciprocamente alcune domande che possono essere di grande aiuto per fare chiarezza e rafforzare anche la collaborazione stessa.
L’importante è che queste domande siano poste periodicamente, e non solo una tantum, perché le persone evolvono, insieme alle loro esigenze ed aspettative, e quindi cambieranno anche le risposte che daranno a queste stesse domande.
 
Peraltro, uno dei principali modi che ha un capo per dimostrare rispetto e considerazione nei confronti di un proprio collaboratore, è proprio quello di dedicargli un tempo specifico creando una occasione di dialogo individuale che possa permettere ad ogni singolo collaboratore di far emergere anche le proprie specificità a livello di bisogni, motivazioni ed eventuali problematiche.
Il consiglio è di fare domande chiare e dirette ponendo anche attenzione a scegliere il momento giusto a livello di tempistiche ed a creare anche l’ambiente di dialogo più idoneo.
Le domande possono essere innescate dal capo o dal collaboratore e, pur nella loro diversità, sono tutte accomunate dall’obiettivo di scambiarsi informazioni importanti che servono ad ognuno per capire meglio gli obiettivi e le priorità di lavoro dell’altro ed anche per valutare come ci si possa reciprocamente sostenere ed aiutare.
 
Ogni persona è diversa dalle altre e con queste domande è possibile capire meglio quali sono le specificità di ognuno.
 
Alcuni esempi di domande incrociate possono essere queste.
 
DOMANDE DI UN CAPO AL PROPRIO COLLABORATORE
 
Che tipo di riconoscimenti e di attenzioni ti piacerebbe ricevere da me e che aumentano la tua soddisfazione e motivazione rispetto al lavoro?
Ovviamente si tratta di riconoscimenti ed attenzioni etici e professionali. Alcuni potrebbero rispondere che sarebbero contenti se ogni tanto il capo passasse insieme a loro la pausa pranzo, o se il capo chiedesse più spesso il loro parere per affrontare determinate situazioni. Altri ancora se il capo concedesse più flessibilità di orari oppure un premio economico per un lavoro svolto o un altro tipo di benefit. Altri se il capo li aiutasse a sviluppare alcune competenze magari facendogli direttamente da mentore per alcune questioni specifiche. E così via.
 
 
Quali sono le condizioni di lavoro che ti permettono di lavorare meglio?
Ci sono persone che lavorano meglio se hanno una grande autonomia, altre se hanno degli input ben specifici dal proprio capo. C’è chi lavora meglio se ha determinate dotazioni informatiche e chi se può fare frequentemente delle pause per ricaricare le energie. Chi ha bisogno di poter lavorare in uno spazio isolato e chi ha bisogno di stare sempre a contatto con gli altri. E cosi via.
 
 
Cosa non ti piace del mio modo di gestire il lavoro del gruppo o il tuo lavoro specifico?
Una delle caratteristiche importanti di un buon capo è di riuscire, almeno in parte, a modulare il proprio stile gestionale in funzione delle caratteristiche specifiche dei propri collaboratori. E’ molto difficile che un determinato modo di gestire vada bene a tutti, quindi con questa domanda si può capire quali sono variazioni possibili da adottare con le singole persone. Qualcuno potrà rispondere che gli è difficile lavorare bene quando il capo è molto nervoso ed alza la voce, altri se il capo è troppo frettoloso nello spiegare quello che si deve fare, altri se il capo cambia le priorità di lavoro senza spiegarne le motivazioni. E così via.
 
 
Cosa posso fare io direttamente per rendere il tuo lavoro più facile?
Questa è una opportunità per il collaboratore per indicare al proprio capo comportamenti specifici che possono essergli di aiuto. Ad esempio si potrebbe chiedere di fare ogni giorno un breve meeting per confrontare le priorità, oppure di convocare insieme una riunione con il reparto X per risolvere un problema complesso, oppure di parlare con il collega Y per spiegargli meglio alcune cose in maniera tale da eliminare un problema di collaborazione all’interno del gruppo. E così via.
 
 
 
DOMANDE DI UN COLLABORATORE AL PROPRIO CAPO
 
Quale è il risultato più importante che dobbiamo raggiungere come gruppo, o individualmente, in questo periodo?
Questa domanda è molto importante perché permette di capire con chiarezza quali sono le priorità da darsi, gli obiettivi da raggiungere e gli indicatori con cui valutare se e come si saranno raggiunti i risultati. Molto più spesso di quanto non si possa immaginare non vi è chiarezza sulle priorità ed ognuno lavora secondo sue idee di cosa è importante, urgente o prioritario senza essersi confrontato chiaramente con gli altri.
 
 
Quale è la cosa più importante per te nel rapporto con i tuoi collaboratori e che è meglio che io sappia per rispettare il tuo stile gestionale?
Se è vero che ogni buon capo dovrebbe essere capace di adattare, almeno parzialmente, il suo stile gestionale per rispettare la specificità dei singoli collaboratori, vale anche il contrario.
Ogni collaboratore dovrebbe essere consapevole di quale sia, nel complesso, lo stile gestionale del proprio capo e cercare di rispettarlo o di gestirlo. Ad esempio per un capo può essere estremamente importante la puntualità, piuttosto che la precisione o il fatto di non essere interrotto durante una riunione. Ci sono piccoli e grandi elementi che fanno la differenza e che è opportuno che il collaboratore conosca chiedendo direttamente invece di muoversi sulla base di sue personali supposizioni o del “sentito dire” aziendale che spesso può essere molto ingannevole.
 
 
Cosa posso fare io diversamente per esserti meglio di supporto?
Anche questa domanda aiuta a sviluppare sempre meglio la collaborazione. Si tratta di chiedere esempi di comportamenti o attività specifiche che possono permettere di rafforzare il supporto dato al proprio capo.
 
 
Come posso darti feedback rispetto a quello che stiamo facendo?
Ci possono essere diverse situazioni in cui un collaboratore può sentire la necessità e l’importanza di dire al proprio capo che qualcosa non sta andando per il verso giusto, o che ci sono dei problemi emergenti, o che non si è completamente d’accordo con quello che il capo ha detto o ha deciso. Ci possono anche essere situazioni in cui feedback significa raccontare al capo che sta andando tutto bene e fare un po’ il punto della situazione ed aggiornarlo sul lavoro.
In tutti i casi sarebbe meglio concordare il modo in cui è meglio dare questi feedback: la frequenza, il luogo più opportuno, l’orario, la modalità (ad esempio se per iscritto o a voce), etc.
 
 
Alcune di queste domande richiedono anche una certa dose di coraggio per porle all’altro, tutte implicherebbero una reale volontà di ascolto da parte di chi le riceve e per essere davvero utili andrebbero poste e gestite con spirito costruttivo e positivo senza prendere nulla in termini personali, ma cercando sempre di tradurre le risposte in qualcosa di molto specifico e pratico a livello di comportamenti e di azioni.
 
La volontà e la capacità di porre queste domande, sia per un capo che per un collaboratore, è un ottimo indicatore di possesso di una buona capacità comunicativa e di una elevata volontà di collaborazione costruttiva.
“Forse la capacità di comunicare con gli altri, al di là della propria sfera di competenza, andrebbe insegnata, e discussa, e considerata come un indice della competenza reale delle persone”. (David Foster Wallace)
Se hai una domanda che vorresti fare al tuo capo o ad un tuo collaboratore, e che non sai bene come formulare o quando porgliela, potresti scriverci per un consiglio.