“Ogni volta che si suona, in un ensemble da camera o in un’orchestra, si devono fare allo stesso tempo due cose molto importanti. Una è esprimersi, altrimenti non si sta contribuendo all’esperienza musicale, l’altra è ascoltare gli altri musicisti, il che è indispensabile per fare musica” (Daniel Baremboim)
La produttività di un gruppo di lavoro dipende dalla presenza di una serie di persone che hanno competenze diverse, tutte ugualmente indispensabili, che occorre saper riconoscere, rispettare ed integrare.
 
Le band musicali hanno il vantaggio che ognuno suona uno strumento diverso ed ha uno specifico ruolo all’interno del gruppo. Un clarinetto non si sogna di suonare come un trombone ed un piano non ambisce a fare la chitarra.
 
Nelle organizzazioni di lavoro, invece, accadono spesso due fenomeni:
 
  1. le persone non sanno bene quale è l’effettivo ruolo che hanno all’interno del gruppo;
 
  1. le persone tendono più a valutare, e giudicare, il ruolo degli altri invece di pensare a fare bene il proprio ed a capire i limiti oltre i quali non andare rispettando, quindi, che si inserisca, ad un certo punto, un ruolo diverso.
 
Questa confusione nasce spesso dalla somma di due fattori:
 
  1. i ruoli aziendali vengono spesso concepiti come una somma di attività e di compiti e non tanto di responsabilità, competenze e comportamenti;
  2. ci sono alcuni ruoli che non vengono chiaramente esplicitati, ma che invece hanno un impatto significativo sulle prestazioni effettive del gruppo di lavoro e quindi sulla capacità di raggiungere i risultati auspicati. Questa mancata esplicitazione implica, da una parte, che le singole persone non sono ben consapevoli di avere competenze ideali per quel tipo di ruolo e dall’altra che nella sostanza certi ruoli vengono agiti, paradossalmente, da tutti e da nessuno.
Per fare “suonare bene” un gruppo di lavoro all’interno di una qualsiasi organizzazione, i ruoli aziendali che sarebbe importante presidiare sono diversi e richiedono competenze differenti.

Elenco ruoli aziendali

IL RUOLO DI CHI STABILISCE LE PRIORITA' DI LAVORO.
Il regista ha la responsabilità di stabilire quali debbano essere le priorità di lavoro del gruppo come primo passo per assicurare una ottimale focalizzazione del tempo di tutti. Questo ruolo richiede una buona capacità di analizzare il contesto e le richieste, di distinguere le urgenze dalle cose importanti, di avere sempre in mente gli obiettivi generali e di essere fortemente orientati verso i risultati. Per decidere quale debbano essere le priorità di lavoro occorre essere capaci di avere una visione di insieme di tutti i processi organizzativi, anche di quelli che vanno oltre i compiti e le responsabilità specifiche del singolo gruppo, e quindi occorre anche avere la disponibilità e la volontà di ascoltare i bisogni e le esigenze delle altre aree dell’organizzazione essendo anche capaci di negoziare le rispettive esigenze operative.
Chi assume bene questo ruolo è anche un decisionista e si riconosce perché scrive e aggiorna costantemente delle liste di cose da fare. D’altra parte dovrà essere anche una persona realista in grado davvero di stabilire, nella somma delle cose da fare, quello che è davvero prioritario da quello che non lo è.
L’abilità in questo ruolo è quella di evitare due rischi: il primo è quello di sovraccaricare il gruppo, ritenendo tutto prioritario, ed il secondo è quello di essere troppo rigido rispetto alla lista di attività prioritarie definite senza tener conto di imprevisti e delle necessarie flessibilità e bisogni emergenti.
L’eccellenza in questo ruolo sta nella capacità di trasferire agli altri non delle semplici liste di cose da fare, ma nello spiegare, in maniera chiara e convincente, il senso delle cose che ci sono da fare, il perché sono importanti ed il tipo di contributo che daranno agli altri.
 
 
IL RUOLO DI CHI PIANIFICA LE MODALITA' DI LAVORO.
Il pianificatore è il ruolo di chi conosce talmente bene il reale funzionamento dei processi di lavoro da riuscire a stimare quali siano i tempi, i modi e le risorse più opportune per realizzare le varie attività.
Un buon pianificatore ha il senso del tempo, proprio ed altrui, ma dovrebbe essere anche colui che assicura il ritmo del lavoro. Dove per ritmo intendo proprio la possibilità di organizzare il lavoro delle persone in una modalità tale da tenere ben bilanciati, ad esempio, impegno e varietà; standardizzazione, ed innovazione; lavoro individuale e lavoro di gruppo.
Il pianificatore si pone anche il problema di monitorare ed aggiornare costantemente i piani e di gestire tutte le variazioni conseguenti. Non c’è pianificazione senza controllo, non c’è controllo senza apprendimento.
L’eccellenza in questo ruolo sta nella capacità, da una parte, di riconoscere il reale lavoro svolto dalle persone e dall’altra di assegnare le attività in funzione delle migliori attitudini e competenze delle persone al fine di valorizzarle al massimo senza penalizzarle con richieste inadatte per le singole persone.
 
 
IL RUOLO DI CHI RILEVA E AFFRONTA I PROBLEMI DI LAVORO.
L’aggiustatore è il ruolo di chi riesce a capire, spesso in ottica preventiva, quali possono essere i problemi, e dove possono trovarsi, ed è poi capace di definire, da solo o chiedendo l’aiuto di altri, la soluzione migliore, spesso utilizzando intuizione, pragmatismo ed un grande senso di improvvisazione.
Un buon aggiustatore tende a stare in mezzo alla gente, a parlare con gli altri, a facilitare il dialogo evitando che i problemi si trasformino in conflitti. Parla più di persona che non via mail, ama sporcarsi le mani, andare fino in fondo e parlare chiaro.
L’eccellenza in questo ruolo sta nella capacità di uscire fuori dagli schemi e di autorizzarsi a pensare soluzioni nuove nonché nella velocità con cui si affrontano i problemi.
 
 
IL RUOLO DI CHI SENTE IL CLIMA DI LAVORO.
Il termometro è il ruolo di chi riesce a percepire lo stato emotivo del gruppo, a sentire eventuali stati di tensione, di ansia, di preoccupazione, così come di entusiasmo e di partecipazione.
L’eccellenza in questo ruolo sta nella capacità di sentire, ma anche di intervenire, per rafforzare gli stati positivi e contenere o ridurre gli stati negativi, parlando con le persone e permettendo di esprimere il proprio stato emotivo, sia positivo che negativo, senza farlo diventare troppo dilagante o predominante e quindi tale da ostacolare la concentrazione sui risultati del gruppo.
 
 
Questi quattro ruoli aziendali richiedono competenze differenti e non è assolutamente detto che debbano essere assunti solo da chi ha ruoli di responsabilità all’interno del gruppo.
 
Quello che diventa sempre più importante è che i gruppi di lavoro imparino, comunque, a
stare insieme come i suonatori di una band di musica jazz,
senza aspettare che sia sempre e solo un direttore di orchestra a dare indicazioni, ma avendo voglia di legarsi agli altri essendo consapevoli di sé, ma anche dei propri limiti. Anche in assenza di un direttore formale di orchestra ogni persona, in funzione delle sue attitudini e competenze, può decidere di giocare, per il bene di tutto il gruppo, il suo specifico ruolo aziendale e di non invadere quello altrui, con impegno, senso di un lavoro comune, ma anche senso della sfida e dell’improvvisazione.
E tu hai le competenze per essere un regista, un pianificatore, un aggiustatore o un termometro all’interno del tuo gruppo di lavoro?
Cosa potresti fare per far riconoscere meglio questo tuo ruolo aziendale agli altri?