La parola ruolo deriva dal francese “role” che a sua volta deriva dal latino “rotulus” che stava a significare rotolo di carta o copione.
 
Nel mondo del lavoro il ruolo è, di fatto, il copione che ogni singola persona può e deve interpretare in una specifica organizzazione per contribuire in maniera positiva ai risultati della organizzazione stessa.
 
Il problema è che
nella maggior parte dei casi il ruolo che una persona deve interpretare non è poi così chiaro
e questo può essere spesso fonte di incertezza, di stress, di fraintendimento o di distanza tra le attese della singola persona e quelle della organizzazione per cui lavora.
 
Spesso le persone hanno un titolo organizzativo che è solo l’embrione del disegno del ruolo e molto spesso questi titoli sono anche molto generici: assistente di direzione, addetto alla contabilità, addetto al magazzino, responsabile acquisti, responsabile della pianificazione, etc.
 
Titoli così possono dare solo una pallida indicazione di quello che la persona è realmente chiamata a fare in una specifica organizzazione.
 
In passato era frequente trovare delle organizzazioni che avevano anche dei mansionari, cioè dei documenti scritti che indicavano per ogni persona quali erano i compiti che avrebbe dovuto svolgere.
Poi nel tempo questi mansionari sono spesso caduti in disuso, anche con il pretesto che i ruoli sono mutevoli, che bisogna essere flessibili, che le organizzazioni cambiano e che, quindi, non si può “congelare” il ruolo di una persona altrimenti si rischia anche che non sia disponibile a fare altro quando necessario.
Nella realtà avere chiaro quale debba e possa essere il proprio ruolo in una organizzazione è una questione davvero importante sia per la singola persona che per l’organizzazione nel suo complesso.
D’altra parte ogni persona può essere capace di dare un contributo al disegno del proprio ruolo nel caso in cui scoprisse di trovarsi in una organizzazione in cui non sono chiare e condivise delle descrizioni di ruolo.
 
Per disegnare il proprio ruolo può essere utile seguire alcuni accorgimenti preliminari:
 
  • darsi un po’ di tempo per capire le caratteristiche specifiche della organizzazione in cui si lavora: quali sono i punti di forza e di debolezza, cosa fanno le altre persone ogni giorno, a quali cose si tende a dare più importanza, quali sono scadenze importanti da rispettare, quali sono gli obiettivi cui tende l’organizzazione, se ci sono e quali sono degli indicatori attraverso cui l’organizzazione valuta i propri risultati e quelli delle singole persone;
  • chiedere alle persone con cui si dovrà più strettamente collaborare quali tipi di attese hanno nei confronti del ruolo che si sta assumendo, cioè cosa si aspettano da noi, quali comportamenti vorrebbero vedere in campo, quali risultati vorrebbero vedere, quali competenze ritengono che debba possedere una persona in questo ruolo.
 
Dopo questa fase preliminare si potrebbe iniziare a disegnare il proprio ruolo costruendo un documento che contenga i seguenti elementi:
 
  • la mission del ruolo: si dovrebbe riuscire a scrivere, con una frase breve, quale è il senso del ruolo all’interno della organizzazione, quale è, quindi, l’obiettivo principale per cui quel ruolo ha senso in quella determinata organizzazione. Dovrebbe essere una frase semplice che tutti possono capire e che descrive l’essenza del ruolo, perché è importante che esista questo ruolo;
  • a chi si risponde gerarchicamente, descrivendo la funzione e la persona che nello specifico si considera come il proprio diretto responsabile;
  • quali aree o persone sono eventualmente sotto una propria diretta dipendenza gerarchica;
  • con quali aree interne alla organizzazione si deve più intensamente collaborare e come si manifesta questa collaborazione;
  • con quali soggetti esterni alla organizzazione si deve più intensamente collaborare e come si manifesta questa collaborazione;
  • le principali responsabilità che sono associate al ruolo ed i risultati attesi per ognuna di queste responsabilità, cioè da dove si potrà capire e dimostrare che le responsabilità sono state pienamente assunte dalla persona;
  • le principali competenze che sono associate al ruolo, quindi quello che nello specifico la persona deve conoscere e deve saper fare, auspicabilmente suddivise in competenze tecnico-specialistiche, competenze organizzativo-gestionali e competenze di mercato e di settore;
  • i principali indicatori di risultato, cioè attraverso quali parametri qualitativi e quantitativi si potrà valutare il lavoro effettivamente svolto dalla persona.
 
 
Riuscire a mettere “nero su bianco” o anche a “colori” una simile descrizione di ruolo può essere contemporaneamente:
 
  • un buon indicatore del livello di conoscenza che si ha della organizzazione per cui si lavora;
  • un prezioso strumento di chiarezza organizzativa con i propri capi, colleghi e collaboratori rispetto a quello che è importante fare ed ottenere in termini di risultati;
  • un modo attraverso cui valorizzare quello che si fa per l’organizzazione e rendere chiaro perché si è importanti per quella determinata organizzazione.
 
 
Una simile descrizione di ruolo vale per tutte le persone che lavorano all’interno di una organizzazione indipendentemente dal livello di complessità o di importanza delle attività che sono chiamate a svolgere.
 
Disegnare da soli il proprio ruolo, e poi condividerlo all’interno della organizzazione, è anche un modo per essere “registi e sceneggiatori” della propria vita lavorativa e professionale oltre che “attori” alle prese con il proprio copione.
 
Se hai bisogno di qualche suggerimento per come disegnare il tuo ruolo scrivici!