Nel mondo del lavoro è sempre più importante avere una buona conoscenza dell’inglese, requisito che sta diventando imprescindibile per moltissime posizioni.  
Riuscire a padroneggiare bene questa lingua e a comunicare in maniera chiara, è una competenza utile per tutti, non solo per chi ha contatti quotidiani con fornitori e clienti stranieri.
Non importa il ruolo o il tipo di lavoro: ad ognuno di noi può capitare di dover affrontare una telefonata o di dover scrivere una mail in inglese per riuscire ad ottenere alcune informazioni, rispondere a delle richieste, presentare un progetto o anche per candidarsi per un lavoro. Se scambiare qualche parola in inglese al telefono, e riuscire a farsi capire, può essere una competenza facilmente acquisibile, spesso quando si tratta di scrivere le cose diventano più complicate.
Una frase scritta male, un’espressione inadeguata, un saluto troppo formale: a volte basta poco per creare malintesi, comunicare informazioni sbagliate o dare l’impressione di poca professionalità.
Una mail piena di errori, scritta in un inglese maccheronico, rischia di trasmettere un’idea sbagliata e poco professionale di te e della tua azienda.
 
Ecco qualche consiglio che può aiutarti a comunicare in inglese in maniera più corretta, evitando strafalcioni!

1. Non tradurre il testo dall’italiano all’inglese

Uno degli errori più frequenti da parte di chi si trova a scrivere una mail in inglese è quello di prepararsi prima il testo in italiano (o addirittura scriverlo) e poi provare a tradurlo letteralmente in inglese, parola per parola. Il risultato che otterrai con questo tipo di traduzione, macchinosa e difficile, sarà quasi sicuramente una mail mal scritta, piena di errori e di frasi troppo lunghe e incomprensibili. L’inglese offre diverse formule e frasi tipiche da utilizzare nelle email: se ti impunti a tradurre la mail letteralmente non ti verranno mai in mente e ti complicherai le cose!

2. Scegli frasi semplici e corte.

Noi italiani siamo abituati a scrivere mail piuttosto lunghe, con frasi complesse e ricche di subordinate. Al di là dello stile che ognuno ha, per comunicare in maniera efficace in inglese è preferibile uno stile più semplice: l’inglese è una lingua più diretta, quindi scegli sempre delle frasi corte e chiare. Preferisci la forma attiva piuttosto che quella attiva, e piuttosto di formulare una frase di cinque righe prova a capire come renderla più semplice dividendola in tre frasi più brevi. In questo modo non ti servirà essere un grande esperto di grammatica per riuscire a comunicare le informazioni importanti, e non sarai costretto a perdere ore cercando vocaboli che non conosci o provando a esprimere concetti troppo complessi.
Tieni anche presente che spesso i destinatari delle nostre mail non parlano l’inglese come prima lingua: per questo scegliere frasi concise e termini semplici non solo è più facile per te, ma aiuta anche il tuo interlocutore a capire meglio ciò che vuoi comunicare.

3. Fai attenzione ai traduttori automatici.

I traduttori automatici possono essere molto preziosi per capire il senso di una frase o di parola. Quando si tratta però di scrivere una mail, non è mai una buona idea affidarsi completamente a questo sistema: non è detto che i termini che ti offrano siano adatti al contesto, (per ogni parola ci sono diverse possibilità di traduzione) né che la frase sia costruita in maniera corretta. Puoi utilizzare i traduttori automatici per avere degli spunti, ma è sempre una buona idea riflettere prima di copiare e incollare!

4. Come rivolgersi al destinatario?

Se non conosci i nomi delle persone a cui stai scrivendo puoi scegliere di aprire la tua mail con “Dear Sirs” quando scrivi a più destinatari, “Dear Sir” se ti rivolgi a un uomo o “Dear Madame” se ti rivolgi ad una donna.
Un altro modo per cominciare la tua mail quando non hai nessuna informazione sul destinatario è indicare “To whom it may concern”, ovvero “all’attenzione di chi di competenza.”
Se stai scrivendo a qualcuno di cui conosci il nome ma con cui non hai confidenza o che stai contattando per la prima volta, è sempre una buona idea scrivere “Dear Mr. Smith” se è un uomo o “Dear Mrs. Smith” se è una donna.
Se conosci il destinatario e hai già una certa confidenza (vi siete scambiati ad esempio già alcune mail) puoi rivolgerti semplicemente con un “Dear John” o “Hello John”.

5. Frasi di apertura

L’inglese offre molte frasi “standard” di apertura, che possono aiutarti ad introdurre la tua mail in maniera semplice e senza aver paura di fare degli errori a seconda del tuo bisogno.
Se non conosci la persona a cui ti rivolgi, ed è la prima mail che scrivi, (ad esempio stai inviando il tuo CV, stai mandando un’offerta commerciale o stai semplicemente contattando qualcuno per la prima volta per avere delle informazioni) puoi scegliere tra varie frasi. “I’m Mario Rossi, from company xy” è un modo veloce e semplice per presentarti. Puoi continuare specificando chi ti ha dato il contatto “Mr. Z. has given me your name because…”
Sempre nel caso in cui qualcuno ti abbia passato il contatto a cui stai scrivendo puoi indicare “Your company was highly recommended by…” e specificare il nome di chi vi ha messo in contatto.
Se vuoi spiegare perché stai inviando la mail e introdurre l’argomento: “I’m writing you regarding/concerning (e inserisci l’oggetto), o in alternativa “I’m writing in reference to…”
Se hai bisogno di avere alcune informazioni puoi proseguire scrivendo “I would be interested in asking you” o “We are interested in…” e specificare la tua richiesta.
Se stai scrivendo la mail per conto di qualcun altro (ad esempio un collega, il tuo capo) puoi scrivere “I’m writing you on behalf of Mr. Rossi”.
Se stai rispondendo a una mail invece è sempre una buona idea ringraziare: “Dear Mr. Smith, thank you for the information”, per poi procedere con il resto della mail, scrivendo ad esempio “I’m writing in reply to…”

6. Frasi utili per il corpo della mail

La parte centrale della mail è quella più complicata, perché si va nello specifico: è il momento in cui devi riuscire a chiedere o fornire le informazioni che ti servono.
Anche in questo caso scegli sempre frasi brevi.
Se devi affrontare diversi argomenti, o spiegare qualcosa di lungo e complicato, potresti fare un elenco per punti: in questo modo riuscirai a dividere fra loro gli argomenti e ad essere più ordinato e conciso, senza dover utilizzare troppi giri di rischiando di fare un lungo discorso confuso.
Ad ogni modo ci sono molte espressioni “standard” che possono venirti in soccorso anche mentre affronti la parte più delicata della mail.
Se vuoi chiedere maggiori informazioni su qualcosa: “I would appreciate if you could send me more information about….”
Se vuoi chiedere un listino prezzi o un catalogo: “Could you please send me your current price list for/ your catalogue…”
Se vuoi chiedere un incontro presto “I would like to arrange a meeting soon”
Se vuoi spiegare che hai allegato dei documenti “Please find here attached the documents…”
Se vuoi chiedere una spiegazione su qualche argomento “Can you please clarify this?”
Se devi comunicare qualcosa di negativo: “I’m sorry to inform you that…”

7. Formule di chiusura

Per concludere la tua mail possono aiutarti diverse formule di chiusura.
Se vuoi spiegare che sei a disposizione per chiarimenti: “if you have any doubts please do not hesitate to contact me”; oppure: “if you need further information please contact me”.
Se vuoi chiedere una risposta il prima possibile “I kindly ask you to write me back as soon as possible”
Se vuoi dire che speri di avere notizie presto “I look forward to hearing you soon”.

8. Saluti

Non dimenticare mai di chiudere la mail con una frase di saluto, anche se stai scrivendo a qualcuno con cui ti senti spesso!
Se vuoi una formula formale puoi scegliere tra i semplici “All my best”, “Best regards”, “Kind regards”, “Cordially”, “Sincerely”oppure “Warm regards”.
Se cerchi un modo un po’ più amichevole, se stai ad esempio scrivendo una mail a qualcuno con cui ti senti di frequente o con cui hai un rapporto meno formale, puoi scegliere tra “Cheers”, “Enjoy your tuesday” (o wednesday, o friday etc. a seconda del giorno della settimana) “Have a great day”oppure “Talk soon”.
Se invece vuoi anche esprimere gratitudine e ringraziare, soprattutto nel caso in cui tu stia mandando una mail a qualcuno che non conosci, come ad es. una presentazione di un progetto o il tuo curriculum vitae, puoi scegliere tra “All my thanks”, “Many thanks”  “Thank you in advance”, “Thanks for your consideration”. A questo punto puoi inserire una delle formule di saluto viste sopra.
 Se vuoi ringraziare qualcuno con cui hai confidenza scegli tra “Thanks a million”,“Much appreciated” oppure “Thanks for your help”.
 
 
Infine, ricordati di inserire sempre l’oggetto della mail! Scegli una o due parole che riassumano il senso della mail che stai inviando.
Non dimenticarti mai di rileggerla con calma prima di inviarla, possibilmente ad alta voce e facendo passare qualche minuto dopo averla scritta, in modo da poter avere un maggior distacco mentale che ti aiuta a capire se è tutto chiaro o se ci sono delle parti da sistemare.
 
Se hai voglia di approfondire la tua conoscenza dell’inglese e vorresti provare un approccio diverso dal solito ti consigliamo anche di leggere questo articolo!