In questi ultimi mesi di emergenza Covid la parola “smartworking” è diventata improvvisamente molto familiare per la maggior parte degli Italiani, alternata ad espressioni come lavoro agile o lavoro da remoto o da casa.
 
Nel giro di poche ore, o al massimo giorni, milioni di persone si sono trovate a sperimentare questa formula di lavoro, quasi sempre senza averla mai provata prima, con implicazioni molto varie, come abbiamo avuto modo di constatare nei numerosi commenti che, per primi, abbiamo rilevato anche attraverso la nostra pagina Facebook.
 
C’è chi parla di “incubo” e chi, ironicamente dice “ da quando vado a lavoro a casa ci vado più volentieri”; c’è chi si definisce “super felice” e “ più rilassata” e chi dichiara di non vedere l’ora di tornare a lavorare in ufficio perché in casa si fa “distrarre dal gatto, dalla lavatrice, dalla polvere, etc.”.
 
Ci sono poi le situazioni più impegnative di chi deve gestire anche i figli ed assumere, contemporaneamente il ruolo di impiegata, maestra, cuoca, addetta alle pulizie, etc…. (“con due bimbe di 4 e 8 anni in casa è decisamente complicato”), con compagni più o meno collaborativi, e chi patisce talmente la solitudine da essere poco produttivo per lo sgomento di essere da solo tanto da avere veri e propri attacchi di ansia e di panico.
 
C’è chi sostiene di riuscire a concentrarsi di più, perché ha meno distrazioni di squilli di telefono, colleghi che parlano, etc. e chi, invece, si sente meno produttivo perché gli mancano informazioni e mezzi che invece aveva in ufficio, e molti dichiarano che i tempi delle attività si sono dilatati.
 
C’è chi lamenta che lo “smartworking” sia comunque un privilegio per pochi tipi di lavoro, mentre tanti sono costretti a stare a casa senza lavorare e quindi senza guadagnare, e chi lamenta di lavorare in continuazione, mentre prima “la barriera fisica delle mura domestiche erano un baluardo per la mia serenità personale e per la possibilità di “staccare” la spina”.
 
Mi sembra, dunque, che sia utile fare un po’ di chiarezza su tutto quello che questa parola “smartworking” si porta con sé provando a fare alcuni distinguo.
 
Come premessa chiarisco subito che questo articolo non è particolarmente indirizzato alle persone che, come liberi professionisti, e per loro scelta autonoma, hanno deciso già da tempo (quindi prima della emergenza Covid) di lavorare stabilmente da casa, ma è dedicato a tutti quelli che hanno un lavoro presso una sede organizzativa e che sono stati chiamati, nella attuale situazione di emergenza Covid, a svolgere il proprio lavoro stando a casa.

Cosa E' Smartworking

Lo smartworking, per sua definizione, è una formula di lavoro che dovrebbe avere alcune caratteristiche:
 
  • dovrebbe consentire ad una persona di lavorare da casa, o da una altra località al di fuori della normale sede aziendale, collegandosi, in remoto, mediante ad esempio un collegamento wi-fi, ad una sede organizzativa che quindi, è perfettamente operativa;
 
  • la persona dovrebbe essere formata preliminarmente per lavorare con questa modalità e possedere alcune competenze, sia di tipo tecnologico che di tipo organizzativo e relazionale, tali da riuscire a lavorare in maniera adeguata con questa modalità di lavoro;
 
  • la postazione di lavoro da cui ci si collega dovrebbe essere tale, a livello ambientale, da presentare alcuni comfort a livello di comodità, tranquillità, possibilità di concentrazione, etc.;
 
  • dovrebbe essere gestita mediante una piattaforma informatica, e con l’ausilio di strumenti ed altre dotazioni informatiche fornite dall’azienda per cui la persona lavora, e che rendono possibile e agevole il collegamento ed il lavoro nonché lo scambio e la connessione lavorativa anche con le altre persone che fanno parte dell’organizzazione;
 
  • dovrebbe essere motivato da una scelta/esigenza del dipendente o da una specifica politica aziendale mirante, ad esempio, a ridurre l’impatto ambientale legato agli spostamenti mediante mezzi propri o mezzi pubblici tra l’abitazione e la sede di lavoro;
 
  • dovrebbe essere temporaneo e non permanente, cioè prevedere dei momenti di lavoro presso la sede aziendale e dei momenti di lavoro a distanza;
 
  • dovrebbe essere inserito in un specifico programma di lavoro in cui alla persona sono chiari gli obiettivi da raggiungere ed in cui la persona abbia tutte le informazioni per poter lavorare in autonomia e/o tutte le possibilità di supporto e di collaborazione per poter accedere ad informazioni mancanti o per poter svolgere il lavoro, anche a distanza, insieme ad altre persone;
 
  • essendo iscritto in un rapporto di lavoro dipendente dovrebbe tenere conto degli orari di lavoro previsti dal contratto e prevedere la regolare registrazione di tali orari ai fini della corretta contabilizzazione delle ore effettivamente lavorate avendo anche una sorta di routine che segnano, anche simbolicamente, l’entrata e l’uscita dallo smartworking per evitare una connessione ed una disponibilità 24 ore su 24.
 
Ed infine, come per tutti i lavori, dovrebbe prevedere che, al termine della propria attività lavorativa la persona abbia la libertà di poter decidere cosa fare del proprio tempo libero (senza restrizioni, dunque, da lockdown).

Cosa NON è Smartworking

Partendo da tutto quello che ho scritto prima, inclusa l’ultima, ma importante considerazione relativa alla libertà rispetto alla gestione del proprio tempo libero, è evidente che quello che oggi chiamiamo, a partire dai nostri governanti “smartworking” in realtà è una forzatura e rischia di creare confusione, ed anche avversità, verso una formula di lavoro che, di per sé, ha anche molti vantaggi, ma che, evidentemente, vissuta in regime di lockdown, ed anche con i numerosi limiti delle formule che hanno adottato molte delle organizzazioni in questa situazione di emergenza, è stata molto snaturata.
 
Infatti direi che non è smartworking, o quantomeno è uno smartworking fortemente snaturato se:
 
  • l’organizzazione non vi ha fornito i mezzi informatici per lavorare, e non si è preoccupata di capire se avevate tutta la dotazione (a livello software/hardware e wi-fi) adatta per poter lavorare correttamente e vi ha chiesto, più semplicemente, di “arrangiarvi” con i vostri mezzi;
 
  • l’organizzazione vi ha, sostanzialmente “abbandonati” al vostro destino casalingo senza concordare chiaramente le attività da fare e senza offrirvi alcun supporto e alcun riscontro sul lavoro che state facendo;
 
  • la vostra situazione casalinga e familiare non vi consente di lavorare con le condizioni di tranquillità e di concentrazione opportune (c’è chi deve dare il proprio Pc ai figli per studiare, chi deve aiutarli a fare i compiti, chi è continuamente distratto dai bambini piccoli, chi deve usare il tavolo dove poi bisogna apparecchiare per mangiare, chi usa il letto perché la scrivania è occupata da un’altra persona, etc.);
 
  • lavorate sostanzialmente da soli avendo pochi o nulli contatti con le altre persone che fanno parte della vostra organizzazione;
 
  • avete interpretato, o vi hanno chiesto di interpretare, lo smartworking come una sorta di disponibilità 24 ore su 24 per cui siete costantemente connessi, e lavorate a qualsiasi ora, senza avere delle routine che marcano, anche simbolicamente, l’entrata e l’uscita dallo smartworking (una persona ci ha scritto “lavoro il doppio e sono pagato la metà”);
 
  • lavorate in un regime di costante controllo a distanza su quello che state facendo (indicatore di totale mancanza di fiducia) o, al contrario, senza alcun riscontro su quello che state facendo (indicatore di totale disinteresse su quello che state facendo).
 
 
In sostanza sarebbe stato, probabilmente, più opportuno:
 
  • utilizzare un nome diverso per spiegare questa sorta di “lavoro forzato da casa”;
  • mettere in condizione i datori di lavori ed il personale di avere il tempo per sperimentare prima le reali possibilità di questa soluzione senza pensare genericamente che tutte le organizzazioni e tutti i lavori, per decreto ministeriale, potessero essere svolti “magicamente” da casa;
  • considerare, appunto, che lo smartworking richiede in ogni caso alcune competenze ed alcune predisposizioni attitudinali ed alcuni contesti ambientali che non possono rendere questa formula fattibile per tutti.
Questo tipo di considerazioni avrebbe impedito di “contaminare” negativamente una formula di lavoro che, invece, se ben gestita, può avere indubbiamente dei vantaggi
sia per le organizzazioni che per le persone (da risparmi di tempo e soldi a possibilità di gestire meglio concentrazione e risultati, da una maggiore autonomia alla conciliazione con altre esigenze familiari, tanto per citare alcuni esempi).
 
D’altra parte, dal momento che ormai ci siamo trovati, nostro malgrado in questa situazione, pur con tutti i limiti, il mio suggerimento è di provare a vedere alcuni aspetti positivi, sia per le organizzazioni che per le persone, fermo restando che tutto questo NON è smartworking.

Quali apprendimenti positivi possiamo, comunque, generare

Come ho detto all’inizio molte persone, per esempio attraverso i commenti via Facebook ad un articolo che avevamo scritto diverso tempo fa sui vantaggi e gli svantaggi del lavorare da casa, hanno manifestato diversi stati emotivi rispetto a questa situazione di “smartworking forzato ed improvvisato”.
 
Diverse persone, magari dopo un primo momento di naturale smarrimento ed adattamento, sono riuscite a trovare una propria modalità ed anche ad apprezzare questa soluzione, sperando di poterla continuare anche una volta terminata la fase di emergenza.
 
Molte altre ne hanno denunciato le problematiche ed i limiti, ma in questi casi le risposte che abbiamo tentato di dare sono state tutte rivolte a sottolineare come queste persone abbiano dimostrato di possedere, o di aver sviluppato rapidamente, una serie di competenze che possono essere, comunque, molto utili una volta finita la fase di emergenza e che vale la pena riconoscere anche per potersi dire “bravi”.
 
Molti, infatti, hanno:
 
  • fatto una sorta di corso accelerato in tecnologia imparando ad usare strumenti ed applicazioni prima sconosciute e dovendosela cavare in autonomia con problemi tecnologici per i quali prima necessitavano di una assistenza esterna;
 
  • dimostrato grandi doti di flessibilità, di adattamento e di concentrazione essendo capaci di lavorare anche in ambienti poco adatti;
 
  • messo meglio a fuoco i propri elementi di forza o di debolezza che sono, comunque, ottime informazioni su cui poter lavorare per il futuro;
 
  • scoperto doti e competenze che non immaginavano di avere e ne hanno potuto dare dimostrazione alla propria organizzazione facendo attività nuove che, magari, potrebbero piacergli di più e che potrebbero proporre di proseguire una volta passata l’emergenza;
 
  • capito, in termini di colleghi e di capi, chi sono quelli più affidabili, disponibili, emotivamente solidi, e chi no;
 
  • preso una maggiore distanza dalle routine e dai processi quotidiani magari scoprendo che alcune attività che “si sono fatte sempre così”, si possono fare anche in modi più semplici o più chiari o più efficaci;
 
  • visto sotto una luce diversa alcuni aspetti del proprio lavoro che tendevano a dare per scontati ed a banalizzare in termini di importanza (il saluto di un collega, il supporto del vicino di scrivania, il sorriso della centralinista, il rito del coffee break, etc.);
 
  • portato a compimento dei lavori, nonostante tutto e tutti, pur tra mille difficoltà dimostrando il loro senso di responsabilità e di orientamento al risultato;
 
  • dimostrato la propria serietà continuando a lavorare pur se “abbandonati” al loro destino e cercando di fare del proprio meglio;
 
  • testato delle nuove modalità per stare in contatto con i propri colleghi e per comunicare lo stato delle attività in corso;
 
  • scoperto alcuni trucchi per lavorare bene da casa, come il fatto che è meglio vestirsi “bene” per assumere un atteggiamento più professionale che favorisce la concentrazione invece di rimanere in tuta o in pigiama;
 
  • capito come fare per bloccare alcuni fattori di distrazione riuscendo, quindi, a migliorare la propria capacità di concentrazione;
 
  • gestito il complesso rapporto con i propri figli in lockdown imparando a fare delle pause dedicate a loro o a costruire degli accordi con il proprio partner;
 
  • imparato a pianificare meglio il proprio lavoro e le comunicazioni relative per tener conto di doverlo gestire a distanza con altri non avendo la possibilità di alzarsi ogni 5 minuti dalla propria scrivania per andare a chiedere qualcosa al collega dell’altra stanza…
 
  • imparato a tollerare gli inevitabili momenti di sconforto.
 
 
Sono certa che tutte le persone che stanno lavorando nel cosiddetto smartworking oggi hanno sperimentato uno o più di questi apprendimenti, magari senza rendersene conto. Quindi è ovvio che questo non è smartworking, ma questi apprendimenti positivi, se ci sono stati, sarebbe bene tenerli e valorizzarli in futuro ed anche aiutare le proprie organizzazioni a fare in modo che si possa passare, per i lavori che lo consentono, in futuro, e quando sarà finita l’emergenza a formule vere di smartworking che hanno dei reali vantaggi per le imprese e per i singoli se gestite bene.
 
Chiudo questo articolo con alcune delle tante frasi che ci sono arrivate nella nostra pagina Facebook, come messaggio costruttivo per il futuro destinato soprattutto ai tanti datori di lavoro spesso scettici su questa formula anche perché pensano che sia un sistema che gli faccia perdere il controllo sulle persone:
 
“Lavoro da remoto da qualche mese, e nonostante i primi periodi di assestamento (distrazioni soprattutto) ora posso dire che lavoro e rendo anche più che in ufficio. Senza nessuno che disturba, senza arrivare già nervosa per il traffico del mattino. Se c'è da stare qualche minuto in più si fa volentieri... Non tornerei mai più indietro. Per i mestieri "di ufficio", ci sono ormai tutti gli strumenti necessari per poter lavorare anche da casa, per far bene a noi stessi ed al pianeta”.
 
“Ho lavorato in Smart working dal 1996 fino al 2014 ( allora si chiamava Telelavoro e mi piacerebbe che fosse chiamato così anche oggi), la più bella esperienza che mi poteva capitare, l'azienda per cui lavoravo si stava ristrutturando e chiuse circa 70 sedi in tutta Italia e, per cercare soluzioni lavorative alternative, decise di sperimentare il Telelavoro. All'inizio non fu facile, all'improvviso un cambio radicale di lavoro, non uscire più al mattino per andare in ufficio, non vedere i colleghi e ritrovarsi da sola davanti ad una scrivania con un P.C.... poi tutto è diventato più semplice, c'era il telefono che ti teneva in contatto con tutti. Ho potuto vedere crescere i miei figli, pranzare con loro e, credetemi non è poco! Anche se ne sentiamo parlare molto in questo momento di grande difficoltà che stiamo attraversando, quando tutto questo sarà finito, e FINIRÀ, non lasciamo sfuggire questa opportunità”.
 
“Lavoro da casa dai primi di Aprile. Inizialmente non avevo wi-fi a casa ( casa nuova . No tempo) La mia azienda mi ha gentilmente recapitato a casa un Webcube per potermi connettere da remoto .
Abbiamo dovuto ridimensionare alcuni processi che prima per comodità si continuavano a gestire con il cartaceo : adesso tutto a video e devo dire che (anche se inizialmente mi sentivo rallentata) mi trovo proprio bene . Le riunioni si fanno su al telefono . Ogni settimana programmiamo con il Ns Dr. Amministrativo le cose da fare e ognuno si gestisce il proprio tempo in funzione degli obbiettivi ...Tra colleghi cerchiamo sempre di darci una mano dove possiamo anche da lontano . 
Alle volte per non sentirmi sola, programmo con la mia collega una pausa caffè telefonica ( di questi tempi ci si deve adattare) . Tuttavia , se da una parte lo smartworking ci ha rivoluzionato e fatto scoprire un nuovo modo di lavorare dall' altra io sento la mancanza del contatto umano, della mia postazione lavorativa, il vestirmi bene per andare a lavoro ..Insomma bello lavorare da casa se fatto in altre circostanze e non per cause di forza maggiore ...Spero comunque che in futuro molte aziende continuino ad adottare questo tipo di flessibilità perchè veramente semplifica la vita sotto molti aspetti ..”