La maggior parte delle persone che lavorano, man mano che accumulano giorni, mesi, anni di lavoro, accumulano anche la sensazione di avere sempre più cose da fare rispetto a quelle che riescono davvero a completare ogni giorno.
Probabilmente è una condizione che vivono anche molti studenti universitari, stressati dal dover contemporaneamente studiare, seguire le lezioni, prepararsi per l’esame.
Poi ci sono le attività della vita privata, familiare, sociale che si aggiungono o spingono per avere un qualche posto nella giornata.
 
Si lavora tante ore, si arriva a casa stanchi, ma spesso con la sensazione di non aver fatto tutto quello che ci si era prefissi di fare, o di non aver rispettato le scadenze che altri ci hanno chiesto.
Oppure si ha la sensazione di aver investito il proprio tempo in attività poco importanti per noi o poco motivanti.
Uno dei metodi e degli strumenti che le persone utilizzano per organizzare la propria giornata di lavoro o di studio è quella di iniziarla scrivendo una lista delle cose da fare.
La famosa “to do’s list” è uno dei più tradizionali strumenti di programmazione e come tutti gli strumenti hai i suoi pregi ed i suoi difetti.
Diversi studi hanno dimostrato che organizzare la giornata di lavoro o di studio facendo “la lista delle cose da fare” non mette al riparo dalle sensazioni di frustrazione che ho descritto prima, al contrario spesso, paradossalmente, le enfatizza perché quella lista che abbiamo compilato al mattino rischia di trasformarsi nel “giudice” severo che dimostra nero su bianco tutto quello che non siamo riusciti a fare.
 
Iniziare la propria giornata di lavoro programmando le attività attraverso una lista delle cose da fare può essere, dunque, una buona soluzione per aiutare la nostra produttività al lavoro, ma solo se utilizziamo alcuni accorgimenti per rendere questa lista davvero un aiuto e non un incubo.
 
Quello che spesso accade infatti, ai produttori seriali di “liste di cose da fare” è che si fanno progressivamente vincere dalla rischiosa tendenza ad allungare sempre più queste liste, aggiungendo ogni giorno attività e quindi rendendo praticamente impossibile realizzarle tutte.
La conseguenza più probabile è un senso di frustrazione a fine giornata che fa focalizzare più su tutto quello che non si è fatto della lista che non su quello che si è effettivamente realizzato, anche perché molto spesso si scoprirà, a fine giornata di aver dedicato parte del tempo ad attività che non erano affatto nella lista.
 
Un altro errore, infatti, che commettono spesso chi organizza la giornata di lavoro con liste di attività è di saturare completamente la propria giornata con attività inserite in lista senza tenere conto di inevitabili imprevisti, cambi di programma o urgenze che pure fanno parte della giornata di lavoro o di studio. Ed il rischio è di considerare tutto quello che non è presente in lista come un intoppo, un problema, una seccatura perché distoglie dal programma, laddove, invece, quello che non si era previsto ed inserito nella lista potrebbe essere importante, utile, significativo più di alcune delle attività che invece erano state programmate.
 
Pertanto, se proprio utilizzare delle liste per organizzare la tua giornata di lavoro, forse può essere utile tenere conto di alcuni accorgimenti:
 
  • Inizia con il buttare giù una lista di tutto quello che pensi di dover o voler fare;
 
  • Cerca di essere il più possibile specifico nelle attività che descrivi;
 
  • Riposiziona in un ordine di priorità le attività che hai scritto considerando anche se da esse dipende il lavoro di altri;
 
  • Se hai dei collaboratori da dover gestire, condividi con loro la tua lista delle attività in modo che ti possano essere di aiuto o che sappiano di non doverti distogliere con altri impegni;
 
  • Assegna comunque ad ogni attività un tempo massimo di lavoro da dedicare, oppure un orario specifico e cerca di tenerlo sotto controllo;
 
  • Lascia comunque del tempo agli imprevisti;
 
  • Controlla periodicamente l’avanzamento delle attività, evidenzia bene e con soddisfazione quello che hai già fatto ed eventualmente elimina o evidenzia in qualche modo dalla lista quello che non ritieni più realistico fare in giornata, valutando anche se puoi chiedere la collaborazione di qualcun altro per portare a termine alcune attività.
D’altra parte ci sono anche persone che odiano letteralmente il concetto di programmazione e la “lista delle cose da fare”.
Ci sono persone, infatti, che invece di organizzare preferiscono consuntivare quello che hanno fatto, scrivere alla fine “la lista delle cose fatte”.
 
Anche questa può essere un buon supporto a sostegno della motivazione e della produttività.
In realtà, studi recenti sulla motivazione delle persone al lavoro, dimostrano proprio che l’attività di consuntivazione, anche in questo caso se ben fatta, può rafforzare il livello di soddisfazione e di autostima delle persone al lavoro ed evitare i rischi di frustrazione che spesso vivono i programmatori.
 
Se ti senti più in sintonia con il lavoro di consuntivare quello che sarebbe opportuno fare è dedicare qualche minuto, in alcuni intervalli della giornata, per segnare in una lista quello che hai fatto e quanto tempo hai impiegato nel farlo. In questo modo avrai un senso di maggior controllo sull’andamento della tua giornata ed accumulerai informazioni utili per un lavoro finale che sarebbe opportuno facessero tutti a fine giornata o almeno a fine settimana.
Il vero segreto, infatti, sia per gli amanti delle “liste delle cose da fare” che per gli amanti delle “liste delle cose fatte” sta nell’utilizzo finale che si fa di queste liste.
Entrambe le liste, infatti, andrebbero prese soprattutto come una fonte preziosa di informazioni per aumentare la consapevolezza su quello che si è fatto in termini di utilità e di progressi, lavorando in questo modo, sul proprio miglioramento continuo e potendo anche individuare eventuali problemi o ostacoli che minano la produttività o la soddisfazione lavorativa.
La parte più importante, quindi, è quella della revisione finale di queste liste
ponendosi alcune domande e scrivendo in qualche modo le risposte:
 
  • Cosa ho fatto di utile oggi per il mio lavoro e per quello degli altri?
 
  • Quali progressi ho fatto rispetto al mio lavoro ed agli obiettivi che ho?
 
  • Cosa e chi ho influenzato positivamente con il mio lavoro?
 
  • Cosa è accaduto, nella giornata o nella settimana, che ha condizionato positivamente o negativamente il mio lavoro e che stato d’animo mi ha generato?
 
  • Cosa ho fatto o è accaduto oggi che è importante ricordarmi per il futuro?
 
  • Quali sono alcune cose positive di cui sono grata/o oggi?
 
Programmare o consuntivare in questo modo può essere molto utile sia a livello individuale che per la gestione di un gruppo di lavoro.
 
Costruire un tracciato delle attività svolte aiuta a capire meglio quello che sta accadendo nel lavoro e come si possa intervenire per migliorarlo, oltre a rafforzare la motivazione rendendo più evidente, a se stessi ed agli altri, il valore e l’utilità che si è costruita attraverso il proprio lavoro.
 
È una traccia, ad esempio, che può essere ripresa ed utilizzata nei colloqui individuali di valutazione tra capo e collaboratore e che permette di essere più oggettivi e specifici e di facilitare il ricordo e la memoria individuale e di gruppo.
 
Potrebbe essere utile ed originale, in questo nostro mondo tecnologico invaso dalle foto, tenere traccia anche attraverso foto di quello che si è fatto e metterle, magari, in bella mostra su una parete dell’ufficio per celebrare il lavoro svolto ed i successi del gruppo.
In sostanza va bene sia programmare che consuntivare, forse la cosa peggiore da fare è lavorare senza tenere qualche traccia delle attività svolte.
Le liste delle cose da fare o delle cose fatte sono entrambe due ottime soluzioni per aumentare produttività e consapevolezza sul lavoro e, se maneggiate con cura, aiutano nella motivazione e nella celebrazione dei progressi che si stanno facendo a livello individuale o di gruppo.
 
Ma alla fine, qualunque lista tu abbia fatto nella tua giornata, dopo aver terminato il lavoro di revisione, è altrettanto importante lasciar andare via il pensiero sulla giornata e rilassarsi, magari ricordandosi queste parole di Etty Hillesum:
 
“Ci dovrebbe essere un atto di cedimento e di rilassamento ogni sera: lasciare andare il giorno con tutto quello che contiene. E congedare ciò che non si è riusciti a concludere a dovere in quella giornata, sapendo che arriverà un altro giorno. Si deve, per così dire, attraversare la notte con mani vuote e aperte, mani dalle quali si è lasciato andare volontariamente il giorno. E solo dopo si può davvero riposare. E in quelle mani riposate e vuote, che non hanno voluto trattenere nulla, e nelle quali non c’è più alcun desiderio, ognuno di noi, al risveglio, riceve un nuovo giorno".
E tu preferisci programmare o consuntivare?