Negli ultimi anni gli studi di psicologia, utili per comprendere le motivazioni alla base delle nostre emozioni e delle nostre azioni, e per capire come gestirli e modificarli per il nostro benessere, hanno beneficiato degli esiti di molte ricerche scientifiche nel campo delle neuroscienze.
 
Grazie ai progressi delle neuroscienze, infatti, stiamo capendo molte cose legate al funzionamento del nostro cervello, ormai definito all’unanimità come “la più evoluta delle imperfette meraviglie della natura”.
 
L’approfondimento di queste conoscenze ha anche permesso a molti scienziati di fare alcune affermazioni molto interessanti per lo sviluppo della nostra autoconsapevolezza, cioè di quella capacità di stare nel momento presente, di riconoscere le proprie emozioni ed i propri pensieri, e di evitare di avere reazioni automatiche riuscendo ad assumere un atteggiamento più equilibrato nei confronti del nostro mondo interiore ed esteriore.
 
In particolare l’autoconsapevolezza è quella che ci permette di riconoscere l’utilità pratica di due affermazioni:
 
  1. Noi non siamo il nostro cervello.
  2. Se non stiamo attenti, il nostro cervello sceglie per noi, al nostro posto.
 
Questi due riconoscimenti ci possono essere utili perché:
  • ci mettono in una relazione attiva e costruttiva con il nostro cervello evitando di “fidarci ed affidarci” completamente a quello che istintivamente ci viene da pensare, da sentire e da fare;
  • ci fanno capire che possiamo fare qualcosa per capire come “condizionare” positivamente il nostro cervello evitando che ci boicotti ed aiutandolo a mettere in campo dei meccanismi utili per il nostro benessere.
 
Ma cosa c’entra tutto questo con la pianificazione delle attività?

C’entra nel senso che, anche nel momento in cui ci occupiamo di pianificare le attività, è importante essere consapevoli di come il cervello ci può boicottare e di quello che, invece, possiamo fare per rendere la pianificazione delle attività più affidabile ed efficace.
 
Utilizzando, infatti, alcuni studi delle neuroscienze ci si è accorti che il nostro cervello tende a non farci rispettare gli “impegni” che abbiamo preso o quello che abbiamo pianificato di fare, se questa pianificazione attività non è fatta nella maniera corretta.
Per maniera corretta, in questo caso, si intende una pianificazione delle attività che aiuta il cervello a prefigurare in maniera specifica sia le azioni da fare, ma anche il tempo ed il luogo in cui andranno fatte.
Più siamo specifici nella pianificazione delle attività e più il nostro cervello è in grado di memorizzare e di seguire quello che abbiamo pianificato;
più siamo generici nel pianificare le attività e più il nostro cervello ci creerà mille scuse e distrazioni che boicotteranno i nostri piani.

Leggendo la Harvard Business Review ho scoperto che, secondo alcune ricerche, 
tutti noi non riusciamo a raggiungere in tempo gli obiettivi che abbiamo pianificato nel 50% dei casi.
Per evitare questo tasso di fallimento, un modo per aiutare il nostro cervello a pianificare le attività è di costruire delle azioni utilizzando uno schema mentale che ci porta a prefigurare che, se accade qualcosa, allora noi faremo una determinata azione.

Questo meccanismo del “se e allora” (If/then in inglese) si è rivelato molto potente per aiutare il nostro cervello a prefigurare, memorizzare e quindi attivare l’azione che abbiamo pianificato.
 
Il metodo suggerito  di pianificare le attività prevede i seguenti passaggi:

La pianificazione delle attività

 
  1. Dichiarare in una frase l’obiettivo che si vuole raggiungere;
  2. Scomporre l’obiettivo in almeno tre sotto-obiettivi;
  3. Associare ad ognuno dei sotto-obiettivi una specifica azione e chiarire anche, rispetto all’azione pianificazione, chi la farà, dove e quando;
  4. Riformulare la pianificazione attività scrivendo una frase che contiene la formula “se/allora”.
 
Un esempio pratico può essere utile per spiegare meglio questo tipo di pianificazione.
 
Obiettivo
Ridurre l’ansia rispetto al dover fare troppe cose tutte importanti
 
Sotto-obiettivo n°1
Definire più chiaramente le priorità di lavoro
 
Sotto-obiettivo n°2
Riorganizzare meglio i tempi da dedicare alle varie attività
 
Sotto-obiettivo n° 3
Gestire meglio le aspettative degli altri rispetto alle mie priorità
 
Azione collegata al sotto-obiettivo n° 1
Fare un elenco di tutte le attività in corso riorganizzandole per macro-aree
Chi farà questa azione, quando e dove
Io, la prima ora di ogni lunedì, in azienda
 
Azione collegata al sotto-obiettivo n° 2
Definire i tempi settimanali per ogni macro-area di attività ed assegnare ad ogni macro-area tempi specifici nella settimana
Chi farà questa azione, quando e dove
Io, la seconda ora di ogni lunedì, in azienda
 
Azione collegata al sotto-obiettivo n° 3
Comunicare ai colleghi ed ai collaboratori il mio piano di attività settimanale
Chi farà questa azione, quando e dove
Io, il lunedì ed il mercoledì, convocando una specifica e breve riunione.
 
Il mio piano “se-allora” per il sotto-obiettivo n° 1
Se sono le nove di lunedì dedicherò un’ora per fare l’elenco di tutte le attività in corso.
 
Il mio piano “se-allora” per il sotto-obiettivo n° 2
Se sono le dieci di lunedì dedicherò un’ora per allocare le macro-aree di attività all’interno della settimana.
 
Il mio piano “se-allora” per il sotto-obiettivo n° 3
Se sono le undici di lunedì o di mercoledì farò una riunione per condividere le mie priorità di lavoro.
 
Avendolo sperimentato direttamente posso dire che l’approccio “se/allora” è sicuramente un metodo di pianificare le attività in modo efficace con cui vale la pena allenarsi!

Risorse