Il tempo è una delle risorse più preziose che abbiamo
ma questo non implica automaticamente che ne facciamo un buon uso, che ce ne prendiamo cura come si dovrebbe fare per le cose preziose, che lo rispettiamo e lo tuteliamo. E questo accade sia quando parliamo di tempo lavorativo che di tempo privato.
 
Al contrario molti di noi hanno nei confronti del tempo sentimenti contrastanti e spesso negativi. Ad alcuni sembra di non averne mai abbastanza. Sono quelli sempre indaffarati, che dicono a tutti di non avere mai tempo per fare altro, per rispondere ad una mail, per fare della formazione, per chiamare un amico, per andare ad una cena, per leggere un libro e così via.
Ad alcuni sembra di averne fin troppo e non sanno come riempirlo. Molto spesso sono le persone che non stanno lavorando, o le persone che sono andate in pensione e che si sentono ancora pieni di energie, o quelli che lavorano, ma hanno l’impressione di girare a vuoto.
Gestire il tempo non è un'impresa facile per nessuno!
Il rapporto con il tempo rischia di diventare nella nostra società sempre più paradossale.
Da una parte, la nostra aspettativa di vita si allunga di anno in anno (oggi è superiore di 30 anni rispetto al 1900) e non abbiamo mai avuto così tanto tempo libero per la riduzione dell’orario medio settimanale di lavoro (le nostre 40 ore rispetto alle 60/70 dei nostri nonni); dall’altra non ci siamo mai lamentati così tanto per non avere abbastanza tempo per tutto quello che ci viene chiesto di fare o che avremmo la possibilità di fare.
 
C’è poi, in molti ambienti di lavoro, il mito del lavorare tanto tempo come principale indicatore di motivazione e di produttività. Personalmente ho visto tanta gente che aspetta che il proprio capo vada via prima di uscire dal lavoro, per la paura di essere considerati male, così come tanta gente che vanta di stare 15 ore in ufficio, con luci accese fino a notte fonda, come segno di importanza e di dedizione al lavoro.
 
Mi sono sempre posta la domanda, anche su me stessa, se sia davvero possibile lavorare da 10 a 15 ore ogni giorno e poter dire di avere utilizzato bene queste ore, di essere stati davvero lucidi, produttivi ed efficaci. Oppure se, io per prima, rischio di cadere nella trappola di fare un cattivo uso del mio tempo e di farmi trascinare un’ora dopo l’altra, facendo sicuramente attività, ma non necessariamente producendo valore per me e per gli altri, oppure arrivando ad un punto di esaurimento tale delle mie energie, o un vero  esaurimento lavorativo o burnout, che poi pago non riuscendo a lavorare bene o tanto per i periodi successivi a quelli di superlavoro
 
In fin dei conti il tempo è una risorsa preziosa, ma
il rischio che corriamo spesso è di subirlo invece di gestirlo, di perderlo invece di prenderlo in mano.
Se il tempo è una risorsa preziosa vuol dire che investendola bene può produrre benefici, investendola male, invece, dissiperemo questa forma di capitale di cui disponiamo tutti. Penso anche che quando abbiamo la sensazione di non avere tempo forse dovremmo prendere questa sensazione come un indicatore del fatto che stiamo investendo male il nostro tempo. Forse lo stiamo disperdendo in una miriade di attività, molte dettate dall'emergenza, senza alcuna pianificazione. Forse dovremmo essere più bravi a decidere cosa fare e cosa non fare e imparare a distinguere cioè che è importante da ciò che è urgente, imparando quindi a gestire il tempo. 
 
Ripensando anche alla mia esperienza mi viene da dire che il primo riconoscimento della “preziosità” del tempo che abbiamo è legato alla volontà e capacità di gestirlo invece di subirlo.
 
Per riuscirci penso che sia importante:

1. essere più consapevoli dei vari modi in cui possiamo impiegare il nostro tempo;

2. creare un mix equilibrato tra tutti questi modi possibili;


3. pianificare e valutare periodicamente su cosa stiamo effettivamente investendo il nostro tempo.
 
Ovviamente ognuno di noi ha gradi diversi di libertà nel pianificare il proprio tempo, sia reali che apparenti. Ci sono dei ruoli e dei tipi di lavoro in cui è molto spesso qualcun altro che ci dice cosa dobbiamo fare e che stabilisce il tempo che dobbiamo impiegare. Ci sono altre situazioni in cui i gradi di libertà sono maggiori, penso ad un professionista free lance, piuttosto che ad un imprenditore o a chi ha incarichi manageriali.
E’ anche vero che alcuni sono schiavi del tempo anche se potrebbero permettersi una gestione più libera, a volte anche per una mala interpretazione del senso del dovere. Ad esempio c’è chi potrebbe permettersi di fare una pausa quando sente che sta girando a vuoto su un’attività ed invece di concedersela rimane lì, a lavorare, in nome del dovere.
 
Indipendentemente dalle varie situazioni e dai vari gradi di libertà di cui disponiamo nei confronti del nostro tempo lavorativo credo che potrebbe essere utile per tutti aumentare la consapevolezza su come investiamo il nostro tempo e su cosa.
 
Per fare questo esercizio di consapevolezza può essere utile iniziare o finire la propria giornata di lavoro facendo un lavoro di pianificazione o di consuntivazione che permette di capire le varie attività, che pensiamo di svolgere o che abbiamo svolto, a che tipologia di tempo fanno riferimento.
 
Cito alcune di queste tipologie che si possono prendere a riferimento in questo esercizio di consapevolezza e che dovrebbero andare a comporre un mix equilibrato, se non nell’arco di una singola giornata di lavoro, almeno nella settimana o al massimo in un mese:

Tempo pianificato verso tempo improvvisato

E’ illusorio pensare di saturare tutta la giornata e la propria “to do list” con attività pianificate senza lasciarsi uno spazio per l’imprevisto, d’altra parte è anche difficile pensare di riuscire ad impiegare bene il proprio tempo affidando puramente al caso l’organizzazione delle proprie attività senza alcuna pianificazione. Personalmente sono contenta quando riesco a gestire un mix di un 70% di tempo pianificato e di un 30% di tempo improvvisato, ma ognuno avrà il suo, purché sia un mix e ci sia spazio per entrambe le tipologie.
Quanto del tuo tempo è pianificato e quanto è improvvisato?

Tempo da soli verso tempo passato con altri

Anche questo è un bilanciamento da prevedere e da gestire, senza eccessi né in un senso né nell’altro. Alcune parti di lavoro vengono bene se si ha il tempo di stare da soli, altre richiedono necessariamente la collaborazione con altri.
Quanto tempo passi da sola/o e quanto con gli altri?

Tempo per sé verso tempo per gli altri

Questo mix non va confuso con quello precedente e non ha niente a che fare con la collaborazione. Alcune delle attività che facciamo producono un valore per noi ed altre sono solo orientate verso gli altri. Se do una mano ad un collega che è in difficoltà sto facendo qualcosa per gli altri, se sto completando un lavoro che mi è stato assegnato, anche lavorando con altri, sto facendo qualcosa per me.
Quanto tempo dedichi ai tuoi affari ed obiettivi e quanto a quelli degli altri?

Tempo con focus sui costi verso tempo con focus sui ricavi

Per i professionisti, gli imprenditori o i manager sarebbe importante equilibrare il tempo dedicato a pensare, valutare, decidere sui costi ed il tempo dedicato ai ricavi. Molto spesso il rischio è di focalizzarsi troppo su uno dei due dimenticando un giusto mix. Alcuni tendono addirittura a sottovalutare completamente il tempo da investire sulle dimensioni economiche del lavoro, sia di costo che di ricavo.
Quanto tempo dedichi a gestire i tuoi costi e quanto a costruire i tuoi ricavi?

Tempo su cose che so già verso tempo su cose nuove

Dedicare il tempo a cose che sappiamo già fare è facile, rassicurante per la nostra autostima e ci permette di essere produttivi. Il tempo impiegato su cose nuove da imparare può essere più interessante, ma anche più faticoso ed incerto in termini di risultati che produrrà. La maggior parte di noi corre il rischio di riempire la propria giornata di tutto quello che sappiamo fare, anche perché ci sembra più urgente e più utile per i risultati di breve periodo, riducendo il tempo da investire nel nuovo.
Quanto tempo dedichi ad attività routinarie e quanto ad attività innovative?

Tempo dedicato a fare verso tempo dedicato a pensare

La maggior parte delle persone, anche quelle che occupano posizioni di vertice all’interno delle organizzazioni lavorative, tende a concentrarsi su attività molto operative, a risolvere problemi, a fare calcoli, a incontrare persone e così via. Molto meno tempo è impiegato a pensare, a riflettere, a fare domande, a ricercare stimoli, a ragionare. Il pensare viene addirittura visto come una perdita di tempo o come un lusso che non ci si può concedere.
Quanto tempo riservi ad attività operative e quanto a pensieri e riflessioni?

Tempo su quello che mi piace verso tempo sulle rogne

Per reggere l’inevitabile stress che anche il più bel lavoro del mondo comporta e che, sicuramente, vive la maggior parte delle persone che non riesce a fare il lavoro dei propri sogni, è comunque vitale riuscire a ritagliarsi sempre del tempo per fare qualcosa che più ci piace, ci appassiona, ci fa stare bene. A volte basta anche un tempo limitato, ma è importante difenderlo per poi, d’altra parte, pianificare con consapevolezza anche un tempo per attività che non ci piacciono, le rogne che vorremmo non avere sul nostro tavolo e che spesso tendiamo a rimandare fino al punto in cui diventano ingombranti invece che trasparenti.
Quanto tempo ti regali su quello che ti piace e quanto dedichi a smaltire le rogne?

Tempo di lavoro verso tempo libero

Daniel Goleman ha scritto che il tempo libero permette allo spirito creativo di prosperare e che i ritmi serrati lo uccidono. Ed ha anche detto che dovremmo imparare tutti a fare con regolarità delle pause perché la tranquillità ripristina la nostra concentrazione ed il nostro autocontrollo. Se vuoi approfondire il tema, in questo articolo abbiamo raccontato come imparare a gestire il tempo libero quando è molto poco. 
Quale è il tuo mix tra tempo di lavoro e tempo libero?

 
Queste tipologie che ho elencato sono solo alcuni esempi che potremmo prendere a riferimento per pianificare le nostre attività cercando di fare in modo di inserire attività per ognuna delle categorie indicate al fine di ottenere un mix equilibrato che penso sia la migliore garanzia di un buon investimento del proprio tempo.
 
Se non vuoi iniziare con la pianificazione potresti fare per un periodo di una settimana, o un mese, almeno uno sforzo per capire dove è andato a finire il tuo tempo.
Puoi crearti una tabella in cui riportare alcune informazioni (un esempio può essere anche lo strumento del “diario di bordo” che trovi come risorsa alla fine di questo articolo) o puoi richiedere gratuitamente una tabella specifica da noi predisposta su questo tema scrivendo a contatti.
#artedilavorare è anche l’arte di investire bene il proprio tempo

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