Ultimamente mi è capitato spesso di pensare a questo paradosso vedendo in azione persone di grande talento, ambizione e con un forte senso di responsabilità verso cui mi sono sentita, mio malgrado, costretta a sottolineare che stavano “eccedendo” nella loro disponibilità verso gli altri, trasformando, in questo modo, quella che indubbiamente è una qualità organizzativa in un difetto.
 
Ovviamente non è semplice dover dare questo tipo di feedback perché si corre il rischio di demotivare una persona che, invece, mette in campo una grande disponibilità verso gli altri proprio perché, solitamente, è:
 
  • fortemente motivata a raggiungere dei risultati;
  • ha una grande voglia di impegnarsi ed un forte senso del dovere e della responsabilità;
  • ha a cuore gli interessi dell’organizzazione per cui lavora.
 
Per una persona del genere sembra, quindi, del tutto naturale dare il massimo della propria disponibilità a tutti i costi, cioè anche quando questa disponibilità:
 
  • non viene espressamente richiesta o non viene concordata con chiarezza;
  • significa fare il lavoro che altri non vogliono fare, senza che questo venga esplicitato;
  • comporta un sovraccarico eccessivo di lavoro per la persona, tenendo conto delle altre attività ordinarie di sua competenza.
 
In genere questa disponibilità avviene sotto forma di attività che altri non fanno, ma che dovrebbero fare, e che la persona “disponibile” assume come proprie e si candida a farle, a volte senza neanche dirlo, semplicemente facendole.
 
Sono sicura che in ogni organizzazione ci sono esempi di questo tipo, in alcuni casi si tratta di attività che sono state chiarite, magari nel corso di una riunione o che sono scritte in un mansionario, ma che poi la persona deputata a farle, per qualche motivo non le fa ed allora c’è una persona che si candida a farle al posto suo; in altri casi sono attività proprio figlie di nessuno, quelle che non si capisce chi debba fare e qualcuno, invece di portare la questione a chiarimento, più semplicemente si mette a farle per spirito di dovere e di servizio, con la speranza che poi qualcuno se ne accorga e faccia chiarezza.
 
C’è quindi chi riordina l’ufficio per tutti, visto che gli altri non lo fanno, chi aggiorna la reportistica per tutti, visto che gli altri non lo fanno, chi controlla alcuni documenti, visto che non si sa chi debba farlo, chi si mette a fare la pianificazione di un lavoro, visto che chi lo doveva fare non l’ha fatto ed è meglio arrivare alla riunione con il capo preparati, chi compila schede che altri non hanno compilato, e la lista potrebbe continuare all’infinito…
 
In realtà i casi sopra citati sono proprio quelli in cui
si rischia un “eccesso di disponibilità”
che io sconsiglio vivamente di praticare perché comporta dei danni sia per la persona che per l’organizzazione di cui fa parte.

I rischi per la persona

Per la persona i rischi sono di varia natura:
 
  • esaurimento per eccesso di carico di lavoro;
  • frustrazione e demotivazione per mancato riconoscimento degli sforzi;
  • invidie da parte di altri colleghi che, paradossalmente, possono interpretare queste assunzioni di attività come voglia di visibilità o tentativi di “rubare” attività altrui o di suscitare la benevolenza e l’ammirazione dei capi.

I rischi per l'organizzazione

Per l’organizzazione i principali rischi sono:
 
  • possibili confusioni organizzative perché si perde il riferimento di chi è responsabile di fare davvero determinate attività;
  • de-responsabilizzazione progressiva di persone che hanno già la tendenza ad assumersi poche responsabilità salvo poi poter “puntare il dito” contro chi ha “usurpato” la loro attività soprattutto nel caso in cui ci sia stato qualche errore;
  • rischio di esaurimento proprio delle persone più valide e responsabili nel medio-lungo periodo con possibilità che le stesse commettano più errori per un eccesso di carico di lavoro.
Ovviamente la disponibilità è una qualità personale importante per il mondo del lavoro.
Se andiamo a cercare la parola nel vocabolario è una parola ricca di significati e associazioni positive tra cui: l’essere ben disposti verso gli altri, affabilità, apertura, benevolenza, comprensione, gentilezza, sensibilità.
 
Quindi non voglio assolutamente dire che non sia una qualità da non praticare nelle organizzazioni, al contrario
se in tutti i luoghi di lavoro la maggioranza delle persone fossero della categoria “disponibili” sicuramente lavoreremmo tutti meglio, con maggiore energia e motivazione.
Ma si tratta di una qualità che mi fa venire in mente la metafora delle istruzioni che si ricevono in aereo prima del decollo, quando si avverte che prima di andare in aiuto agli altri occorre indossare per primi la maschera di ossigeno.

Quali condizioni da rispettare per evitare un "eccesso" di disponibilità

Quindi va benissimo la disponibilità, ma ci vogliono anche alcuni chiarimenti ed alcune condizioni che penso sia importante conoscere e rispettare per il benessere verso se stessi ed anche per il corretto funzionamento dell’organizzazione, onde evitare pericolose derive patologiche:
 
  • la disponibilità non va confusa con la proattività. La proattività è avere delle idee, fare delle proposte da cui far partire delle azioni nuove per risolvere problemi, partendo, comunque, da un confronto con gli altri su questioni che vengono “accese” per prime dalla persona, la disponibilità è il mettere a disposizione le proprie energie, il proprio tempo, le proprie risorse rispetto a problemi che, non necessariamente, la persona “accende” in prima persona, mentre è fondamentale che tali problemi siano, comunque, condivisi con altri e non affrontati dalla persona “disponibile” in totale solitudine. La proattività è più legata all’avere idee, la disponibilità è più legata a fare qualcosa in prima persona;
  • la disponibilità, quindi, deve essere sempre frutto di una negoziazione e di un confronto con qualcun altro, meglio evitare che sia una iniziativa solitaria sperando che qualcuno si accorga dell’atto di generosità fatto (non avviene quasi mai…);
  • la disponibilità deve essere un gioco del tipo “io vinco, tu vinci”, cioè deve portare un beneficio ad entrambe le parti, non può, quindi, implicare solo il “sacrificio” da parte della persona disponibile;
  • la disponibilità deve fondarsi su elementi di chiarezza a livello di tempistiche, modalità, passaggio di consegne, etc. (quindi per quanto tempo farò una determinata attività al posto di…, come la farò, quali altre attività dovrò sacrificare per evitare un sovraccarico, a chi farò poi il passaggio di consegne, come lo comunicheremo al resto dell’organizzazione, etc.);
  • la disponibilità, infine, come primo risultato, deve portare alla emersione del fatto che esiste un problema organizzativo (cioè un’attività che non viene fatta, qualcuno che non ha le competenze per farla, etc.) e che questo problema deve essere risolto e qualcuno se ne deve assumere con chiarezza la responsabilità.
Se non si fa questo passaggio la disponibilità diventa un modo, paradossalmente, per nascondere problemi organizzativi anziché risolverli.
Da tutti questi fattori può nascere il paradosso della disponibilità che colpisce proprio i più bravi, i più responsabili, i più generosi, i più seri.
 
Ad onor del vero devo anche dire, per mia esperienza, che spesso le vittime del paradosso della disponibilità, sono anche persone che fanno fatica a delegare, che amano il perfezionismo, che tendono a voler avere tutto sotto controllo ed in questo modo aumentano di gran lunga la probabilità di esaurire, nel medio-lungo periodo, le loro migliori energie e talenti.
 
Sarebbe meglio per queste persone ricordarsi che Aristotele è stato il primo tra i tanti filosofi ad insegnarci l’importanza di rispettare noi stessi per essere poi in grado di rispettare ed aiutare al meglio gli altri.
 
Quindi mi raccomando, in caso di allarme:
indossate per primi la maschera dell’ossigeno e poi aiutate gli altri!