Che tu sia un imprenditore, un libero professionista, un manager, un collaboratore avrai sicuramente la necessità di fare riunioni di lavoro con altre persone: clienti, fornitori, colleghi, capi, soci, etc..
 
In media le persone passano molto del loro tempo in riunioni di lavoro ed in media la sensazione che si ha, al termine di una riunione, è di aver perso del tempo.
 
Nonostante una quantità davvero considerevole di studi, articoli e suggerimenti sul tema di come condurre bene una riunione per renderla efficace, sperimentiamo ogni giorno la partecipazione a riunioni che potremmo definire semplicemente inutili o addirittura da incubo...
Le riunioni di lavoro sono un ottimo modo per capire quanto le persone che lavorano insieme sono capaci di costruire o distruggere il proprio capitale sociale.
Per CAPITALE SOCIALE intendo un valore di collaborazione che dipende essenzialmente da tre fattori:
 
  • il livello di fiducia negli altri: ad esempio la fiducia che gli altri abbiano le competenze necessarie per lavorare insieme o che condividano gli stessi valori e gli stessi obiettivi;
  • la capacità di comprendersi: ad esempio la capacità di capire quello che l’altro sta dicendo fino ad arrivare a mettersi nei suoi panni e capire il suo punto di vista;
  • la capacità di lavorare insieme: ad esempio di pianificare attività, prendere decisioni, favorire passaggi di informazioni.
 
Ogni giorno, ogni singola persona può contribuire a costruire o distruggere il livello del capitale sociale del gruppo di lavoro di cui fa parte ed in questo il modo in cui vengono condotte ed in cui si partecipa alle riunioni di lavoro gioca una grossa parte.
 
Mi sembra che una prima condizione importante da assumere, per imparare a gestire una riunione efficace e cercare di evitare che si trasformi in un incubo, sia di riconoscere che
ogni persona che partecipa alla riunione ha una sua responsabilità rispetto all’esito finale della riunione stessa
e che ognuno gioca, quindi, un ruolo specifico nella riunione ed ha un potere di condizionamento.
 
Influenza la riunione chi la organizza e conduce, ma anche chi partecipa: parlando o stando in silenzio, intervenendo in maniera appropriata o distraendosi e distraendo gli altri, essendo puntuale o arrivando in ritardo, preparandosi prima o improvvisando, tanto per citare qualche esempio di comportamento che ha sicuramente impatti reali su qualsiasi riunione.
 
Partendo, quindi, da questo assunto che le responsabilità dell’esito effettivo di una riunione andrebbero condivise da tutti i partecipanti, provo anche a riepilogare un complesso di regole e di consigli, presi anche da casi aziendali di successo, per gestire una riunione di lavoro in modo efficace.
 
Dal momento che accade spesso che anche le persone che conoscono queste regole non le applicano, per riuscire a gestire una riunione efficace il consiglio potrebbe essere di crearsi ed avere sempre a portata di mano una sorta di check list da utilizzare, prima, durante e dopo la riunione, per individuare con più facilità quello che si è effettivamente fatto e per generare apprendimenti utili per le prossime riunioni.

Preparazione della riunione

Definire lo scopo: sarebbe meglio se ogni riunione avesse un unico scopo chiaramente espresso al momento della convocazione dei partecipanti. Essenzialmente ci possono essere tre tipi di finalità e quindi di riunioni:
 
  • riunione informativa: lo scopo è quello di scambiare e condividere informazioni e avanzamenti, di diffondere conoscenze, di dare disposizioni di lavoro, di raccogliere pareri. Una riunione informativa raggiunge il suo scopo se al termine dell’incontro i partecipanti ritengono di aver ricevuto informazioni nuove ed utili per il proprio lavoro;
 
  • riunione consultiva: lo scopo è quello di confrontare pareri, idee, valutazioni per elaborare scenari ed alternative, definire attività e prendere decisioni. Una riunione consultiva raggiunge il suo scopo se al termine dell’incontro i partecipanti sono riusciti ad elaborare un pensiero più ricco ed articolato di quello che avevano all’inizio individualmente;
 
  • riunione decisionale: lo scopo è quello di scegliere tra varie opzioni, stabilire piani di azione, concordare ed assegnare tempi, responsabilità, risorse. Una riunione decisionale raggiunge il suo scopo se al termine dell’incontro i partecipanti hanno le idee più chiare su quello che devono fare in concreto.
 
La persona o le persone che decidono di convocare una riunione dovrebbero, quindi, scegliere quale debba essere lo scopo della riunione e comunicarlo con chiarezza ai partecipanti. Il livello di chiarezza dello scopo potrebbe essere testato, ad esempio, provando a dare un titolo specifico alla riunione che sintetizzi la finalità della stessa.
 
 
Pensare ai partecipanti: le riunioni efficaci sono generalmente quelle che hanno un numero di limitato di persone che vi partecipano (alcuni studi ritengono che il numero massimo dovrebbe essere di 10 persone mentre il numero ideale arriva a 5).
Il primo problema da porsi, dunque, è quante persone invitare alla riunione, ma è altrettanto importante porsi un’altra questione relativa ai partecipanti e cioè quale dovrebbe essere il loro ruolo all’interno della riunione, perché è importante che vi partecipino. Se è indifferente il fatto che una persona sia presente o meno all’incontro allora è inutile convocarla.
 
Si tratta di un fatto davvero rilevante perché il livello di motivazione e di partecipazione delle persone nelle riunioni dipende fortemente da quanto le stesse riconoscono che la loro presenza ed il loro ruolo è utile ai fini della riunione, che hanno delle competenze, delle responsabilità, delle idee, dei problemi che sono importanti per l’incontro e quindi per gli altri partecipanti.
 
Pensare ai partecipanti vuol dire, quindi, chiarire bene cosa ci si attende da loro, spiegarglielo prima della riunione ed anche convocarli nei tempi e nei modi utili per favorire la loro partecipazione.
 
 
Pensare ad orario e durata: le riunioni più efficaci hanno una durata massima prefissata e ci sono diversi studi che evidenziano che le riunioni migliori sono quelle brevi (da una o due ore al massimo) ed eventualmente intervallate da pause, soprattutto se c’è la necessità che siano più lunghe. Anche la scelta dell’orario è rilevante per favorire la partecipazione e la concentrazione delle persone.
Ci sono molti capi, ad esempio, che convocano all’improvviso riunioni senza accertarsi prima della disponibilità effettiva delle altre persone o del fatto che le persone stiano lavorando ad altre priorità. Oppure capi che convocano riunioni in tarda serata o fuori il normale orario di lavoro senza verificare prima le esigenze degli altri partecipanti. Ci sono persone che fissano una riunione senza chiarire oggetto, durata, altre persone previste, etc.
Una delle soluzioni che hanno trovato alcune aziende è quella di fissare la maggior parte delle riunioni, oltre che con largo anticipo quando possibile, anche in alcune fasce specifiche della settimana/giorno, fasce in cui le persone mettono già in conto di poter essere convocate in riunione e che quindi non prenotano per altre attività/priorità.
 
 
Favorire la preparazione: le riunioni efficaci sono quelle in cui le persone arrivano, il più possibile preparate, soprattutto quando lo scopo della riunione è di tipo consultivo o decisionale. A tal fine è importante valutare quali sono documenti, informazioni, attività che possono essere distribuite o fatte prima della riunione e che sono utili ai fini della preparazione delle persone.
Ad esempio ci sono infiniti casi di riunioni in cui si devono analizzare dati ed i partecipanti li ricevono solo all’ultimo momento o addirittura in diretta, con il risultato che poi la riunione è insufficiente per completare l’analisi e le persone chiedono altro tempo per farlo.

Gestione della riunione

Chiarire finalità e regole del gioco: le riunioni efficaci iniziano con la ripresa del chiarimento sull’obiettivo specifico dell’incontro, sulla durata, sul modo e la sequenza in cui verranno affrontati i vari punti, sulle regole utili per favorire la partecipazione di tutti i presenti.
 
Chiarire i ruoli: ogni riunione richiede che vi siano una o più persone capaci di assumere i seguenti ruoli: il ruolo di coordinatore, il ruolo di verbalizzatore, il ruolo di decisore. Questi ruoli e queste persone andrebbero tutte indentificate pubblicamente all’inizio dell’incontro, così come andrebbe chiarito nuovamente perché è stata convocata ogni singola persona e quale ruolo ci si attende da lei all’interno della riunione.
 
Esplicitare le aspettative: le riunioni efficaci sono quelle in cui c’è la disponibilità da parte di tutti di esplicitare pubblicamente cosa ogni persona si attende da quello specifico incontro. Ognuno, cioè, dovrebbe rispondere alla domanda: “Al termine di questo incontro riterrò di aver investito bene il mio tempo se…?”. Spetterà poi al coordinatore della riunione valutare se tutte le aspettative sono realistiche e coerenti rispetto alla finalità specifica della riunione e/o se alcune di queste andranno riconfigurate o rimandate ad altri incontri.
 
Gestire l’incontro: al fine di una buona gestione dell’incontro sarebbe utile seguire alcuni accorgimenti tra cui:
 
  • utilizzare il più possibile dati, informazioni, fatti realmente accaduti per analizzare i problemi oggetto della riunione invece che supposizioni, ipotesi, giudizi;
  • evitare un linguaggio generico, giudicante, espresso in negativo ed essere al contrario il più possibile specifici, neutrali, positivi (c’è una grande differenza tra il dire: “le cose non vanno bene, è colpa di tizio e non dobbiamo più fare errori”, dal dire “abbiamo avuto un problema con il cliente X che si è lamentato del fatto Y ed è importante capire tutti insieme quali azioni possiamo mettere in campo per prevenire in futuro il problema”)
  • fare ai partecipanti domande aperte, che in genere iniziano con “cosa, come, chi”, al fine di favorire lo sviluppo di un pensiero nuovo, invece di domande chiuse la cui risposta è solo un “si o un no” e che hanno solo il valore di confermare e conservare un pensiero preesistente.
 
Controllare l’esito: ogni riunione dovrebbe terminare facendo due cose:
  • verificando se e come le aspettative dichiarate all’inizio siano state soddisfatte rifacendo ai partecipanti una domanda molto simile del tipo: “al termine dell’incontro  quanto ritieni che siano state soddisfatte le tue aspettative iniziali?”
  • definendo con chiarezza i prossimi passi che derivano dalla riunione: incontri futuri, azioni, etc.
 
Lasciare traccia dell’incontro: la possibilità di scrivere, con relativa facilità, un sintetico verbale dell’incontro è una delle migliori cartine di tornasole per verificare se e quanto la riunione sia stata chiara in termini di obiettivi ed efficace in termini di risultati raggiunti, decisioni prese, prossimi passi definiti.
Il verbale della riunione serve per avere una traccia di lavoro anche negli incontri successivi e per favorire il coinvolgimento eventuale di altre persone non presenti direttamente all’incontro.
 
 
Una riunione efficace è tale se fa venire voglia alle persone di ascoltare, di partecipare e di dare seguito, con il proprio lavoro, a quello che si è analizzato, valutato o deciso in riunione contribuendo, in questo modo, a far crescere il capitale sociale.
 
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