Una delle cose più difficili da fare ogni giorno, al lavoro, è quella di stabilire su quali attività, persone, progetti, problemi far convergere il proprio tempo, le proprie energie, la propria concentrazione.
 
Risorse queste tutte estremamente limitate e fragili, perché, giorno dopo giorno, si esauriscono e si depotenziano soprattutto se mal utilizzate.
 
Le domande critiche sono due:
 
  1. Come fai a riconoscere e distinguere quello che è importante (quindi essenziale, fondamentale) da quello che è urgente (quindi immediato, impellente da affrontare)?
  2. Come fai a stabilire come tenere insieme le cose importanti con quelle urgenti e come riesci a suddividere le tue risorse ed energie su entrambi i fronti?

 Per dare risposta a queste domande il primo suggerimento, preso in prestito da Scott Belsky (fondatore di Behance, società di consulenza esperta nell’aiutare i creativi a realizzare le proprie idee www.MakingIdeasHappen.com) è di creare una griglia che mette in correlazione le attività/progetti che stai facendo con dei livelli di priorità.


Per farlo potresti utilizzare cinque livelli di priorità:
 
  • priorità 1: estremamente importante. Vanno inserite in questo livello attività e progetti che sono fondamentali per raggiungere concretamente i risultati professionali/aziendali che ti sei prefissa/o;
  • priorità 2: altamente importante. Vanno inserite in questo livello attività e progetti che possono dare un contributo significativo per raggiungere concretamente i risultati professionali/aziendali che ti sei prefissa/o;
  • priorità 3: di media importanza. Vanno inserite in questo livello attività e progetti che possono dare un aiuto, ma non fondamentale, per raggiungere concretamente i risultati professionali/aziendali che ci sei prefissa/o;
  • priorità 4: di bassa importanza. Vanno inserite in questo livello attività e progetti che, nella pratica, potrebbero dare un aiuto solo molto basso per raggiungere concretamente i risultati professionali/aziendali che ci ti sei prefissa/o;
  • priorità 5: di nulla importanza. Vanno inserite in questo livello attività e progetti che non hanno un diretto impatto per raggiungere concretamente i risultati professionali/aziendali che ti sei prefissa/o. 

Il passo successivo è di allocare le varie attività/progetti, che hai in corso, a questi cinque livelli di priorità creando una vera e propria griglia.
 
Il passo ulteriore è quello di studiare bene la griglia che hai composto e di valutare con onestà il livello di coerenza che c’è tra il tempo che stai dedicando quotidianamente ad ogni attività/progetto ed il livello di priorità in cui lo hai collocato.
 
Dopo questo studio 
puoi dire che rivolgi la maggior parte del tuo tempo e della tua concentrazione a quello che si colloca al livello 1 e 2? 
A questo punto il secondo suggerimento è di provare a ricomporre questa griglia cercando di collocare la maggior parte del tuo tempo nelle attività che sono al livello 1 e 2.
 
Per farlo occorre sicuramente sviluppare una maggiore capacità di riconoscere, distinguere e gestire quello che è importante, cioè prioritario ai livelli più alti, da quello che è urgente, cioè quello che si insinua, senza che tu possa averne un grande controllo, nella tua quotidianità per il suo carattere impellente, immediato, apparentemente o realmente improrogabile.
 
A tal fine un buon metodo potrebbe essere quello di creare su base giornaliera, o settimanale, due liste:
  • la lista delle cose importanti/prioritarie;
  • la lista delle cose urgenti.
 
Poi dovresti stabilire a priori, per ognuna di queste due liste, quanto tempo ci vorrai dedicare, ad esempio nella singola giornata, cercando anche di fare in modo che siano periodi di tempo ben distinti l’uno dall’altra.
Non conviene, quindi, “saltare” da un’attività prioritaria ad una urgente e viceversa,
 
bensì separare nettamente il tempo, e se possibile, anche il luogo in cui ti dedicherai ai due tipi di attività.
Soprattutto quando ti dedicherai alle attività importanti potrebbe essere di grande aiuto crearti un luogo ed un tempo di qualità e che sia il più possibile protetto da eventuali distrazioni o intrusioni.
Puoi cercare, ad esempio, di isolarti in un luogo appartato o spegnere il telefono e non controllare le mail per un certo periodo di tempo.
 
Inoltre, per essere ancora più realistici e rendere il tutto davvero sostenibile, prova ad individuare, per ognuna delle due liste che hai creato, solo 4/5 attività che davvero sarà importante portare a compimento nell’arco della giornata o della settimana (a seconda se hai fatto una lista giornaliera o settimanale) e lasciati la libertà, e la “benevolenza”, di considerare le altre attività che hai inserito in lista come discrezionali e da prendere in mano solo dopo aver effettivamente completato le prime 5.
 
Il terzo suggerimento è di cercare di capire:
  • a chi potresti delegare alcune delle attività urgenti?;
  • a chi potresti chiedere supporto per alcune delle attività importanti?
 
In particolare le attività urgenti non è detto che siano quelle più impegnative in termini di competenze e forse, a pensarci bene, potresti trovare qualcuno che ti possa venire in aiuto delegandole in tutto o in parte. Poniti, quindi, la domanda se puoi trovare qualche altra persona che possa farle al posto tuo in modo da permetterti di concentrare la maggior parte del tuo tempo sulle attività importanti.
 
Il quarto suggerimento è di condividere anche con altre persone, siano essi capi, colleghi, collaboratori, quali sono le tue liste di attività urgenti ed importanti e chiedere che siano anche loro ad aiutarti nel “controllare” che tu riesca a rispettare i programmi che ti sei dato con le tue liste.
 
E tu come fai a distinguere ed a gestire quello che è importante da quello che è urgente?
Se hai qualche buon consiglio o hai voglia di qualche suggerimento ulteriore scrivici!