Il killer che non ti aspetti della tua produttività e benessere

Quante volte cadi nella trappola del multitasking? Ti fai prendere dalla tentazione di provare a fare più cose insieme: guardi le mail, mentre parli con qualcuno, e cerchi di pensare anche a come risolvere quel problema che ti sta assillando da giorni… e magari c’è anche il cellulare che suona per una notifica.

Dirai che è la vita moderna!

Ma è vita? forse no! Anche perché ne risentono sia la qualità del lavoro che della vita, e qui provo a spiegarti cosa potresti fare di diverso…

Contenuti:

1. Perchè è meglio sfatare il mito del multitasking
2. Cosa puoi fare per organizzare in modo più intenzionale le tue attività
3. Conclusione

1. Perché è meglio sfatare il mito del multitasking

Scena 1: Sonia, durante la pausa pranzo, mangia uno yogurt con i cereali senza staccare gli occhi dallo schermo del suo computer per “guadagnare tempo” e finire di controllare le 100 mail che sono arrivate nella sola mattina…

Scena 2: Aldo è in riunione, non tocca ancora a lui parlare, nel frattempo guarda lo schermo del suo cellulare perché è arrivato un whatsapp di un Cliente che ha un grosso problema, e questo lo mette subito in agitazione, non sta più ascoltando cosa dicono gli altri, e non si accorge che gli stanno chiedendo cosa ne pensa di …

Scena 3: Alessandra è a casa dal lavoro perché suo figlio, Andrea, di 3 anni sta poco bene e non c’è nessuno a cui può lasciarlo. Si è portata, però, il lavoro a casa, perché c’è da chiudere il bilancio… E’ in camera con Andrea, stanno vedendo un cartone sull’Ipad, e lei cerca di lavorare contemporaneamente, in più pensa a cosa preparare per cena (anche se il frigo è vuoto…)

Finale della scena 1: Sonia arriva a casa con un terribile mal di testa… ha mangiato poco e le fanno anche male gli occhi…

Finale della scena 2: Aldo se l’è cavata di striscio, è riuscito a dire qualcosa durante la riunione, ma si è reso conto che non ha fatto un intervento brillante e si è dimenticato di dire la cosa più importante che aveva in mente.

Finale della scena 3: Alessandra ha fatto un errore nel bilancio, di cui si è accorta solo qualche mese dopo, ed ha dovuto lavorare molte ore per sistemare le cose…

Ti suona familiare qualche scena del genere? L’hai vista o l’hai vissuta in prima persona?

Hai anche tu uno stile di vita e di lavoro che ti porta a vivere in costante modalità “multitasking” e rischi di sentirti, a fine giornata, come una pallina da flipper che è rimbalzata da una parte all’altra?

Oggi il multitasking è favorito da:

• il nostro cervello;
• la tecnologia (che con tutti i dispositivi che abbiamo ci permette di fare cose che prima non riuscivamo neanche ad immaginare);
• i nostri modelli di vita (che ci portano a sentirci “in gamba” se facciamo tante cose, siamo impegnati, e magari anche usando strumenti tecnologici all’avanguardia).

Ma in realtà c’è un grande inganno dietro.

E’ vero che il nostro cervello è una meravigliosa macchina, super potente, che non ha eguali in natura (se vuoi un numero impressionante posso dirti che un singolo neurone del nostro cervello ha circa diecimila connessioni con i neuroni vicini e poiché le cellule nervose sono miliardi, in un solo centimetro cubo ci sono tante connessioni quante sono le stelle della Via Lattea - fonte David Eagleman), e quindi possiamo fare contemporaneamente tante cose diverse, e molte non sappiamo neanche che il nostro cervello le sta comandando. Ad esempio il nostro cervello controlla costantemente il funzionamento di tutti i nostri organi interni, ma non siamo noi a deciderlo, come non decidiamo di far battere il nostro cuore… 

Ma è anche vero che tanti studi scientifici ormai affermano che quando siamo concentrati su un’attività, e veniamo distratti da un’altra, il nostro “meraviglioso” cervello impiega almeno 20 minuti per tornare allo stato di concentrazione di prima. Quindi nella realtà la qualità della nostra concentrazione è sempre molto più bassa di quella che potremmo avere se facessimo una sola attività alla volta, e questo ha un sicuro impatto sui risultati che produciamo.

Inoltre, così come accade anche ai computer più potenti, che quando hanno troppi programmi aperti diventano più “lenti”, anche il nostro cervello rallenta quando abbiamo troppe cose per la testa e questo genera un affaticamento, fisico e mentale, che poi ognuno paga in maniera diversa, dal mal di testa, ai problemi intestinali, all’insonnia, all’ansia, alla depressione, tanto per citare i più comuni.

2. Cosa puoi fare per organizzare in modo più intenzionale le tue attività

Ma un modo per evitare di cadere nella trappola del multitasking esiste, e lo puoi praticare, a meno che non fai parte della famiglia di quelli che pensano che questo stile di vita sia “figo” per usare un’espressione più chiara. In questo caso puoi fermarti qui nella lettura.

Se invece inizi a pensare che tutto questo multitasking non ti faccia bene, e non sia utile neanche alla qualità del tuo lavoro, allora ecco i miei suggerimenti.

Per quanto ti è possibile cerca di:

• raggruppare le tue attività per tipologie omogenee e datti un tempo per farle tutte insieme: ad esempio se hai tante mail da leggere e gestire ogni giorno, invece di tenere il programma di posta costantemente aperto, con il rischio che ogni nuova mail ti crei una distrazione e la tentazione di andarla a leggere e di rispondere, prova a chiudere il programma e ad aprirlo, magari una volta all’ora dedicando 10 minuti consecutivi alla gestione delle mail. Lo stesso può valere per le telefonate, o per le riunioni, o per la scrittura di documenti, o per la pianificazione di attività, o per l’incontro con persone, solo per fare degli esempi. Per riuscire prova a fare un elenco di tutte le attività che solitamente fai nella tua giornata di lavoro, o che dovresti fare in quella giornata, e cerca di capire come puoi riorganizzarle in modo da mettere insieme attività simili, così da avere più concentrazione su una stessa tipologia di attività, invece di saltare costantemente tra attività diverse che richiedono anche energie differenti.
• organizzare le attività, oltre che per gruppi, anche in funzione del tipo di energia che ti richiedono e di metterle nella giornata in base a questo. Ad esempio non mettere attività che ti richiedono delle decisioni quando sei troppo stanca/o perchè rischi che questo peggiori la qualità delle tue scelte, e lascia, invece, a fine giornata attività più leggere, a meno che tu non sia una persona che lavora meglio la sera che al mattino, ed allora ti conviene fare il contrario.
• comunicare agli altri il modo in cui hai organizzato le tue attività. Molti hanno, ad esempio il problema delle chat interne aziendali che “devono” tenere costantemente aperte e che causano distrazioni, ma nessuno, in realtà, ha quasi mai provato a dire che aveva bisogno di staccarsi dalla chat per un’ora per concentrarsi meglio su un lavoro… perché non provarci? Perché non parlare con il capo o con i colleghi e spiegare le proprie necessità di concentrazione e negoziare una soluzione che sia più sostenibile? A volte anche cambiare stanza per un’ora ed andare a lavorare in un ambiente più tranquillo può essere una soluzione.
• provare anche a dire NO, o a dire “finisco questo e poi passo a…”, oppure a fermarsi un attimo e decidere, in maniera più intenzionale, a quale attività è meglio dedicare la maggiore attenzione.

Ci sono poi due ultimi accorgimenti che possono migliorare la qualità del tuo lavoro:

• se devi fare un’attività fastidiosa, complicata, che non ti piace, e che per questi motivi rischi di procrastinare, di evitare (siamo umani!!) ti consiglio di agganciarla ad un’attività che invece ti piace particolarmente, da fare prima o dopo quella critica, a seconda che tu preferisca “riscaldarti” con un’attività piacevole o “premiarti”;
• c’è un’eccezione al multitasking ed è proprio quando puoi combinare insieme attività, che sono di importanza diversa, ed alcune delle quali rischiano di essere per te noiose o faticose, e che potresti alleggerire o migliorare facendo, contemporaneamente, altre attività. Ti faccio un piccolo esempio: durante la mezz’ora di macchina che mi serve per andare a lavoro ascolto dei podcast in lingua inglese su argomenti che mi interessano per la mia formazione. In questo modo, nella mia giornata, utilizzo un’ora per fare un’attività formativa ed anche per allenare il mio inglese. Ora è ovvio che quest’ora non è di qualità come lo sarebbe un’ora completamente immersa nella attività formativa, perché devo stare comunque attenta alla guida e la mia macchina, che è molto saggia, ad esempio quando devo fare manovra, abbassa in automatico il volume per farmi concentrare di più su quello che devo fare… ma in ogni caso è un’ora che passo meglio di quello che farei semplicemente guidando o ascoltando la radio. Ovviamente questo è solo un esempio personale, e vuole essere solo uno stimolo per suggerirti di poter abbinare, eventualmente, qualcosa di più piacevole a qualcosa di meno piacevole se le attività si possono combinare, come fare una passeggiata ascoltando della buona musica.  

3. Conclusione

Per concludere ritengo che quando siamo immersi nel multitasking, se ci facessero la domanda del tipo “Cosa stai facendo?, probabilmente ci verrebbe difficile rispondere e, soprattutto, avremmo la sensazione che quello che stiamo facendo non lo abbiamo deciso noi, ma siamo spinti dagli eventi, dal contesto, dagli altri, siamo la pallina del flipper e non il giocatore che decide, in maniera intenzionale, dove far andare la pallina, o che almeno ci prova…

Se, invece, proviamo a fare una cosa per volta, o più attività simili per volta, con una maggiore concentrazione, decidendo noi su cosa indirizzare il nostro cervello, la qualità del nostro lavoro migliora e torniamo ad essere i giocatori…

E tu che ne pensi? Ami il multitasking o ne sei una vittima? Se ne hai voglia scrivi un tuo commento alla mail [email protected], o fai leggere questo articolo ad una persona che pensi ne abbia bisogno.

Buon lavoro e grazie per la lettura! 

© 2022