Sei sicura/o che hai, o ti assumi, le responsabilità giuste per te?

In questo articolo si parla delle responsabilità che ci prendiamo nel lavoro, non solo di quelle che ci vengono date per il ruolo che abbiamo, ma anche, e soprattutto, di quelle che ci assumiamo da soli, per spirito di “responsabilità”, appunto, o vogliamo chiamarlo per senso del dovere, o per spirito di “collaborazione”. Ma facciamo sempre bene ad assumerle? E che effetti collaterali ci sono?

Contenuti:

1. Cosa intendo qui per responsabilità
2. Il problema delle responsabilità che ci danno gli altri
3. Il problema delle responsabilità che ci assumiamo da soli
4. Come gestire le responsabilità in maniera sostenibile

1. Cosa intendo qui per responsabilità

La parola responsabilità è molto importante ed è un termine denso di significati, tutti molto impegnativi ed in effetti, se ci pensi, al solo leggerla o nominarla, già si sente il “peso” di questa parola, della responsabilità appunto…

E spesso è proprio il termine peso ad essere associato alla parola responsabilità, proprio per indicare l’importanza di questa espressione.

Io qui, però, cercherò di essere un po’ più leggera. Partiamo dalla semplice etimologia del termine, che risale al latino e che, sostanzialmente, rimanda al verbo “rispondere”. 

Quindi in questo articolo per responsabilità intenderò, in maniera più neutra, ciò di cui ognuno di noi risponde nel suo lavoro, facendo le sue attività.

2. Il problema delle responsabilità che ci danno gli altri

Nella mia esperienza una delle situazioni più diffuse nei luoghi di lavoro è che le responsabilità, e quindi le attività, collegate ad un determinato ruolo, e quindi ad una certa persona, non sono mai completamente chiare, né alla persona stessa, né agli altri. E questo genera enormi confusioni, fraintendimenti a livello di aspettative, frustrazioni, e spesso è fonte di problemi e di conflitti.

Sono poche le situazioni in cui una persona:

• ha chiare le attività che deve fare e come le deve fare;
• sa in che modo, cioè attraverso quali parametri, indicatori, viene valutata la qualità del suo lavoro e sono indicatori nel suo controllo, cioè può fare in modo che con le sue attività ne determina effettivamente l’andamento;
• ha negoziato queste attività e questi indicatori, cioè sono attività che è soddisfatta di fare e sono sufficientemente coerenti con i suoi punti di forza, sono cioè in grado di valorizzare al massimo le migliori competenze che ha, e quindi di permetterle di dare il meglio;
• ha chiari i criteri che può e deve utilizzare per stabilire, ad esempio, le priorità da dare alle varie attività e conosce il contesto più ampio in cui si vanno a collocare le sue attività per poter valutare cosa sia meglio fare in funzione anche di esigenze di altri;
• tutte queste cose sono chiare anche alle altre persone con cui collabora (sia all’interno della organizzazione per cui lavora e sia, auspicabilmente all’esterno, ad esempio con Clienti o Fornitori o altre persone di riferimento).

Tu in che situazione sei?

Sei tra i pochi che hanno chiare le responsabilità, cioè tutto quello che ho scritto sopra ti corrisponde? Oppure qual è la situazione principale, tra quelle che ho descritto, che ti manca per avere più chiarezza rispetto alle responsabilità che hai, e che effetti collaterali ci sono:

• Non le hai negoziate. E quindi fai attività che non ti piacciono o non ti permettono di valorizzare i tuoi punti di forza?
• Le persone con cui lavori non le conoscono bene, e quindi ti chiedono di fare cose che non sono di tua competenza?
• Non capisci come viene valutato il tuo lavoro, e quindi non sai mai se stai facendo bene o male le cose e cosa ne pensa il tuo responsabile?
• Ti vengono assegnate in continuazione attività diverse, e non capisci quali sono le priorità e le cose importanti da fare?

Se hai risposto di SI ad una o più di queste domande vuol dire che c’è un problema rispetto alle responsabilità che ti hanno assegnato e sarebbe opportuno fare un po’ di chiarezza.

Come?

Ad esempio provando a fare tu una lista delle attività che fai, in una settimana, o in un mese, e poi evidenziando quelle che ti sembrano più in linea con i tuoi punti di forza e più coerenti anche con i bisogni della organizzazione per cui lavori, e chiedendo una riunione con il tuo responsabile per proporre questa tua lista “ragionata” in cui rinegoziare le tue attività e responsabilità.

3. Il problema delle responsabilità che ci assumiamo da soli

Ma le responsabilità che ci assegnano gli altri sono solo una parte del problema, se proprio vogliamo essere onesti.

Si perché, sempre nella mia esperienza, ascolto tante storie di persone che sono “stressate”, stanche, confuse, frustrate non tanto, o non solo, perché non sanno quello che devono fare (cioè quello di cui ho parlato prima), ma perché si assumono responsabilità che non “dovrebbero” prendersi, e che poi si rivelano un vero e proprio boomerang. 

Si tratta sempre di persone che hanno una, o più, di queste caratteristiche:

• sono particolarmente generose, disponibili o solidali nei confronti degli altri;
• pensano che fare qualcosa per gli altri è l’unico, o il principale, modo per ottenere approvazione e stima;
• hanno un forte senso del dovere e/o un forte senso di appartenenza ed appena vedono che c’è un problema sentono che l’unica possibilità è contribuire a risolverlo per dare in questo modo un loro contributo positivo;
• provano disagio a vedere altri in difficoltà, o al pensiero che ci sia un problema, e quindi tendono subito ad intervenire per cercare di risolvere la questione, ma, in fondo, anche per placare la propria sensazione di disagio;
• sono molto curiose, o capaci di fare tante cose, e possono tendere a farsi attrarre facilmente da nuove attività invece di rimanere concentrate su quello che stanno facendo.

Che ne dici? Ti ritrovi in una o più di queste caratteristiche?

Perché se è così è molto probabile che anche tu abbia la tendenza ad assumerti responsabilità che non sono di tua competenza. E qual è il problema? A volte potrebbe non esserci, e ci possono essere casi positivi in cui, ad esempio, assumendoci una responsabilità che non ci compete, dimostriamo che siamo capaci di fare qualcosa che gli altri non avevano capito che era nelle nostre possibilità e questo può aprirci delle nuove prospettive.

Ma in molti casi gli effetti collaterali negativi sono numerosi e possono essere del tipo:

• dedichi energie e tempo ad attività che non sono di tua competenza, tralasciando quelle di cui “rispondi” e poi hai problemi perché non hai fatto quello che dovevi… agli occhi degli altri, o per fare tutto rischi di esaurirti;
• alla fine hai l’impressione che le persone se ne “approfittino” della tua disponibilità e generosità e tendano poi a scaricarti addosso le loro responsabilità, “tanto ci sei tu…”;
• gli altri possono vederti come un “invasore di campo” o come una/o che vuole sempre fare tutto (o mettersi in mostra), anche se ovviamente tutto questo è assolutamente lontano dalle tue reali intenzioni;
• ti disperdi su troppi fronti e rischi di fare tante cose, ma mettendo a rischio la qualità di quello che fai, ed anche di creare confusione su quello che è il tuo vero ruolo (che diventa un rischio ancora più grande se poi già le cose non sono molto chiare sulla base di quello che ho detto nel paragrafo precedente).

4. Come gestire le responsabilità in maniera sostenibile

Ma allora, mi dirai, come fare a gestire le responsabilità di lavoro in maniera chiara e sostenibile?

Io ti suggerisco proprio facendo chiarezza, prima di tutto con te, e poi con gli altri, sulle attività di cui rispondi ed avendo presenti alcuni principi che provo qui a riassumerti come possibili linee guida:

• assumersi delle responsabilità, quindi rispondere di qualcosa, non vuol dire necessariamente dover compiere in prima persona determinate attività;
• le responsabilità che hai vanno comunicate in maniera chiara e spiegate, anche agli altri, senza lasciare nulla per scontato, avendo anche la disponibilità e la pazienza di rispiegarle in varie occasioni, perché alcune cose possono sfuggire o non essere capite la prima volta che vengono ascoltate;
• le responsabilità cambiano nel tempo, come tutte le cose, quindi occorre periodicamente fare un controllo e verificare se sono tutte valide, attuali, o se è meglio fare o proporre qualche cambiamento;
• le responsabilità vanno organizzate in termini di importanza, cioè vanno stabiliti dei criteri per decidere cosa è prioritario portare avanti se, per tante ragioni, non si riesce a fare tutto e chi altro ci può aiutare in questi casi;
• in ogni caso le responsabilità vanno sempre negoziate e condivise, e non ricevute da altri come incarico o prese in autonomia senza che vi sia un processo specifico di chiarimento, di richiesta, di pianificazione (quando facciamo cose che non ci sono state espresse richieste e che non chiariamo che stiamo facendo, è più probabile che ci sarà un problema invece che una soluzione...);
• attività che non rientrano nelle nostre responsabilità, anche se sono cose che sappiamo fare, e che possiamo fare non è detto che le dobbiamo fare, e la scelta dipende da molti fattori: il tempo che abbiamo, se gli altri ci hanno espressamente richiesto un supporto, le energie che abbiamo, se riteniamo opportuno assumerci quella responsabilità non nostra anche per ragioni di tipo etico, e così via;
• è importante sempre riconoscere che ci possono essere più modi per assumersi delle responsabilità, cioè per rispondere di determinate cose, e che quindi possiamo essere “creativi” e valutare quale può essere la modalità più sostenibile per noi e non quella che ci viene spontanea sulla base del nostro pilota automatico, o di quello che ci dicono gli altri.

Hai voglia di fare un esperimento?

Prova per una settimana a registrare tutte le attività che fai. Poi valuta se sono attività che rimandano ad una responsabilità chiara, che ti hanno affidato altri, o che hai negoziato, o se sono attività che hai deciso di fare in autonomia. Poi valuta se sono attività in cui tu pensi di riuscire a dare il meglio di te o meno.

Alla fine vedrai che avrai una mappa molto più chiara delle tue responsabilità, e di cosa potresti fare per renderla più chiara anche agli altri.

Se ne hai voglia scrivi un tuo commento alla mail [email protected], o segnala questo articolo ad una persona che pensi ne abbia bisogno.

Buon lavoro e grazie per la lettura! 

© 2022